Arbeitsplatz Management – Gebäude-Admin

Büro hinzufügen

Benutzerinnen mit der Rolle Gebäudeadministrator haben auf eine zusätzliche Menüfunktion Zugriff, nämlich die Option Arbeitsplatzverwaltung, in der die gesamte Gebäudeverwaltung durchgeführt werden kann. Beim Aufrufen dieses Menüpunktes werden alle Gebäude angezeigt, die in der Anwendung angelegt wurden. Je nachdem, ob die Parkfunktion von der/vom Systemadministrator*in aktiviert wurde, stehen eine oder zwei Registerkarten zur Verfügung: eine für Bürogebäude, die andere für Parkplätze. Alle Schritte, die zum Erstellen eines Bürogebäudes erforderlich sind, gelten auch für das Erstellen eines Parkplatzes.

Um eine Anlage in der Anwendung vollständig abzubilden, wurde die folgende Hierarchie entworfen:

Gebäude
Etage
Zone/Büro
Arbeitsplatz/Parkplatz

Gebäudeinformationen hinzufügen

Durch Drücken der Schaltfläche „+Büro hinzufügen/+Parkplatz hinzufügen" wird der Prozess des Hinzufügens einer neuen Einrichtung gestartet. Die sich öffnende Seite enthält insgesamt drei Menüpunkte (Gebäude-/Parkplatzdetails, Ausstattung, Etagen). Zunächst steht nur der mit den Gebäudedetails zur Bearbeitung bereit. Bei Bedarf ist das vierte Menü verfügbar, nämlich das der Arbeitsplatzzuweisung gewidmete.

Für ein Gebäude können die folgenden Informationen hinzugefügt werden:

Name des Gebäudes
Stadt, in der das Gebäude liegt
Status - Entwurf oder öffentlich, je nachdem, ob das Gebäude bereits vollständig konfiguriert und veröffentlicht ist oder nicht. Entwurf bedeutet, dass das Gebäude für die Benutzer noch nicht sichtbar ist
Addresse des Gebäudes
Administrator*innen – standardmäßig erscheint hier der Name des Erstellers der Gebäude. Es besteht auch die Möglichkeit, weitere Personen als Administratoren hinzuzufügen
(Gebäude-)Foto
Check-In-Bestätigung - wenn diese Funktion aktiviert ist, müssen Benutzer*innen tagesaktuell ihre Büro-Check-Ins bestätigen, um den jeweiligen Check-In nicht zu verlieren. Falls diese Option nicht aktiviert ist, werden alle Check-Ins automatisch vom System validiert. Die Bestätigung kann bis zu einer halben Stunde nach der Startzeit des Check-Ins erfolgen
Wiederkehrender Check-in: diese Funktion ist automatisch für alle Gebäude in der Anwendung aktiviert, unabhängig davon, ob sie neu erstellt oder bereits vorhanden sind. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren möchten, können Sie das Flag deaktivieren. Dadurch wird die Schaltfläche "Check-In Terminserie" aus dem Menü "Check-In" entfernt. In diesem Fall können Benutzer nur noch Tagesbuchungen vornehmen und keine wiederkehrenden Eincheckvorgänge mehr erstellen.
Zeitfenster für den Check-In (in Tagen) – Die/der Gebäudeadministratorin kann die maximale Anzahl von Tagen in der Zukunft festlegen, bis zu der ein/e Mitarbeiterin einen Check-In erstellen kann (z.B. ein Check-In für ein Datum, das weiter als 3 Tage in der Zukunft liegt)
Check-In-Dauer (in Stunden) – Die/der Gebäudeadministrator*in kann die Dauer eines einzelnen Check-Ins in Stunden festlegen. Sie/er kann entweder einen 8-Stunden-Arbeitstag einstellen oder einen anderen Wert angeben, der zwischen 1 Stunde und 24 Stunden liegen muss
Gebäudeinformationen: Gebäudeadministratorinnen haben die Möglichkeit, Informationen über Gebäude in Form von "Hausregeln" hinzuzufügen, die für Benutzerinnen hilfreich sein können. Falls ein Gebäude über diese Informationen verfügt, erscheint auf jeder Gebäudekarte ein „i“-Symbol, um die Existenz dieser Funktion zu symbolisieren. In dieses Textfeld kann der Administrator einfachen Text schreiben oder Links zu anderen Webseiten hinzufügen
Zeitzone - ist für jedes Bürogebäude konfigurierbar und bestimmt die genaue Zeitzone, in der die Check-Ins durchgeführt werden

Nach Bestätigen der Schaltfläche Speichern wird das neue Gebäude in der Anwendung gespeichert. Jetzt stehen die weiteren Menüpunkte zur Verfügung.

Die gleichen Felder und Schritte gelten auch für die Erstellung eines Parkplatzes, mit Ausnahme der Bestätigungsfunktion, die für diese Art von Gebäuden nicht gilt, da durch die Bestätigung eines Arbeitsplatzes im Büro automatisch der zugehörige Parkplatz bestätigt wird.

Ausstattung zum Gebäude hinzufügen

Der zweite Schritt im Gebäudeerstellungsprozess ist die Konfiguration der Arbeitsplatzausstattung. Die/der Gebäudeadministrator*in kann Geräte hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

Folgende Ausstattungsdetails können hinzugefügt werden:

Name
Beschreibung
Symbol – das passendste Symbol zur Beschreibung der Ausstattung
Standardausstattung – wenn diese Konfiguration eingestellt ist, ist die Ausstattung für jeden Arbeitsplatz im Gebäude voreingestellt

Durch Klicken auf Sichern wird die Ausstattungsbeschreibung gespeichert und der Liste der Gebäudeausrüstung hinzugefügt. Damit die/der Gebäudeadministratorin weitere Elemente ergänzen kann, muss sie/er auf die Schaltfläche Ausrüstung hinzufügen* klicken und den Prozess wiederholen.

Der gleiche Vorgang gilt auch für Parkplätze, denen die/der Gebäudeadministrator*in spezielle Ausrüstung, wie z.B. eine Elektroladestation, hinzufügen kann.

Hinzufügen von Stockwerke

Der dritte Menüpunkt ermöglicht die Verwaltung der Stockwerke-/Zonen-/Platzhierarchie.

Zunächst werden die jeweils vorhandenen Etagen zum Gebäude hinzugefügt. Die/der Gebäudeadministratorin kann dazu die folgenden Informationen eingeben: Name des Stockwerkes, Ebene und einen Geschossplan. Nach Eingabe der gewünschten Informationen kann der Grundriss durch Betätigen der Schaltfläche Sichern* gespeichert werden.

Zonen-/Büroinformationen zu Grundrissen hinzufügen

Ein Stockwerk kann in mehrere Zonen unterteilt werden. Dieser zusätzliche Schritt erleichtert es der/dem Benutzerin, die Arbeitsplatz-/Büroinformationen auf mobilen Geräten besser zu sehen. Eine Zone sollte als die unterste Ebene betrachtet werden, auf der ein/e Benutzerin navigieren sollte, um einen Platz einfach buchen zu können. Auf Wunsch kann es auch als Büroraum betrachtet werden. Um eine neue Zone hinzuzufügen, klickt die/der Gebäudeadministrator*in einfach dort auf die neu erstellte Etage, wo die Zone platziert werden soll.

Um eine neue Zone zu erstellen, sollte die/der Gebäudeadministratorin den Typ der Zone auswählen (Frei/Zugewiesen), einen Namen für die Zone hinzufügen, entscheiden, ob die Zone aktiviert/deaktiviert ist und den Plan der Zone hochladen. Die Option Aktiviert bedeutet, dass die Zone für die/den Benutzerin sichtbar ist. Die Option Zugewiesen ruft eine Liste von Zuweisungsadministratorinnen auf. Dies sind Administratorinnen, die die Verantwortung für die spezifische Platzzuweisungen übernehmen. Wenn eine Zone zugewiesen wird, erhält jeder neue Bereich standardmäßig den Status Zugewiesen. Für eine zugewiesene Zone hat die/der Gebäudeadministratorin die Möglichkeit, eine Farbe auszuwählen, indem er einen HEX-Code eingibt oder einfach aus der vorgeschlagenen Farbpalette auswählt.

Zusätzlich kann eine Zone exklusiv einem bestimmten Team zugewiesen werden, sodass nur Teammitglieder Check-ins für die zugewiesenen Orte innerhalb dieser Zone erstellen können. Um eine Zone einem Team zuzuweisen, kann der Gebäudeadministrator das gewünschte Team nach seinem Namen suchen. Beachten Sie, dass alle innerhalb des gesamten Unternehmens erstellten Teams in den Suchergebnissen erscheinen, daher ist es wichtig, das richtige Team auszuwählen. Zonen, denen bereits ein Team zugewiesen wurde, sind in der Abschnitt "Zuordnung verwalten" nicht mehr sichtbar, da die Zuweisung bereits abgeschlossen ist.

Alle in dieser Zone erstellten Orte „erben“ die gewählte Farbe. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche Sichern sieht die/der Gebäudeadministratorin das Sperrsymbol (Schlüsselsymbol)* und die gewählte Farbe, falls es sich um eine zugewiesene Zone handelt, oder die grüne Stecknadel, falls es sich um eine freie Zone handelt, gefolgt vom Namen der jeweiligen Zone. Die/Der Gebäudeadministratorin hat auch die Möglichkeit, eine Zone zu bearbeiten oder zu löschen.

Um diese Zone als Stecknadel auf dem Grundriss neu zu positionieren (dies wird als anklickbares Element für die Benutzer verwendet, um zu dieser Ebene zu navigieren), drücken Sie die Schaltfläche Pins anordnen in der oberen rechten Ecke des Grundrisses. Dadurch verwandelt sich die Ansicht in einen Bearbeitungsmodus, in dem die/der Gebäudeadministratorin den Pin einfach per Drag and Drop an die gewünschte Stelle verschieben kann. Klickt man erneut auf die Schaltfläche, die nun Pins-Position Speichern* heißt, werden die Einstellungen wie folgt beibehalten:

Arbeitsplätze zu Zonen hinzufügen

Nachdem die einzelnen Zonen erstellt wurden, kann die/der Gebäude-Administrator*in mit dem Hinzufügen von Arbeitsplätzen fortfahren. Dazu müssen folgende Schritte durchgeführt werden:

Man klickt auf die neu erstellte Zone, in der der Arbeitsplatz eingerichtet werden soll. Dadurch wird ein neuer Abschnitt aktiviert, in dem die Nummer des Arbeitsplatzes zugewiesen werden kann. Die/der Gebäudeadministrator*in kann auch den Namen der Zone (Raumname) in der der Platz erstellt wurde, angeben. Der Raumname/die Raumnummer ist einem Platz zugeordnet und muss daher jedes Mal eingegeben werden, wenn ein neuer Platz erstellt wird oder wenn man einen Platz bearbeitet.

Des Weiteren müssen Platznummern innerhalb einer einzelnen Zone nicht eindeutig sein. Das bedeutet, dass es mehrere Plätze geben kann, die dieselbe Nummer teilen, wie zum Beispiel zwei oder drei Plätze mit identischer Nummerierung.

Mit Nutzung des Kontrollkästchens Aktiviert ist ein Arbeitsplatz für die/den Benutzerin sichtbar oder nicht. Grün bedeutet, dass der Arbeitsplatz aktiviert und für den Benutzer sichtbar ist. Rot bedeutet, dass der Arbeitsplatz deaktiviert und für die/den Endbenutzer_in nicht sichtbar ist. Das Kontrollkästchen _Menschen mit Behinderungen kennzeichnet einen Ort für Menschen mit Behinderung. Wenn dieses Steuerelement aktiviert ist, sehen die Endbenutzer eine Stecknadel mit einem Rollstuhlsymbol.

Bei den Parkplätzen hat die/der Gebäudeadministratorin die Möglichkeit, entweder einen normalen Parkplatz oder einen Parkplatz mit elektrischer Aufladung, oder eine, die ausschließlich Gästen gewidmet ist (Personen ohne Mitarbeiterprofil) zu wählen. Bei der Auswahl des Elektro-Ladeplatztyps kann die/der Gebäudeadministratorin die für diesen Platz verfügbaren Steckdosentypen angeben.

Wenn man auf die Schaltfläche Hinzufügen klickt, wird ein Arbeitsplatz angelegt. Um einen bereits angelegten Arbeitsplatz zu bearbeiten oder zu löschen, muss die/der Gebäudeadministrator*in auf diesen klicken und die Aktionen unternehmen.

Wenn Sie den Arbeitsplatz neu positionieren möchten, drücken Sie die Schaltfläche Pins organisieren in der oberen rechten Ecke des Zonenplans. Dadurch wird die Ansicht in einen Bearbeitungsmodus versetzt, in dem die/der Gebäudeadministratorin die Stecknadel einfach per Drag and Drop an die gewünschte Stelle verschieben kann. Klickt man auf dieselbe Schaltfläche, die jetzt Pins-Position Speichern* heißt, so werden die Einstellungen wie folgt beibehalten:

Wiederholen Sie die obigen Schritte, um der Karte beliebig viele Arbeitsplätze hinzuzufügen.

Bitte stellen Sie sicher, dass mindestens ein Platz erstellt wurde, bevor Sie das Gebäude für die Mitarbeiter öffentlich machen. Andernfalls ist diese Etage/Zone für den Endbenutzer nicht sichtbar, da sie keine buchbaren Plätze enthält.

Wartungsplan für Zonen

Im Falle, dass eine Zone vorübergehend nicht verfügbar ist, gibt es eine nützliche Funktion, die es Ihnen ermöglicht, Wartungen für einen bestimmten Zeitraum zu planen. Dies kann über die Schaltfläche "Wartung" erfolgen, die sich in der Administrationsansicht der Zone befindet. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster mit einem Datumsintervall-Auswahlfeld. Sie können dann das Start- und Enddatum des geplanten Wartungszeitraums auswählen. Sobald der Datumsbereich ausgewählt wurde, wird dieser unterhalb der Monate Auswahlfeld angezeigt und eine Option "Löschen" steht zur Verfügung, um das Wartungsintervall zurückzusetzen.

Bitte beachten Sie, dass die Einrichtung eines Wartungsplans zur Löschung aller Überschneidungen von Check-ins, einschließlich Veranstaltungsregistrierungen, mit dem ausgewählten Datumsbereich führt, und Benutzer werden darüber ordnungsgemäß informiert. Darüber hinaus ist es wichtig zu bedenken, dass während des Wartungszeitraums in der betroffenen Zone keine Check-ins möglich sind.

Zuordnung verwalten

Die Registerkarte Zuweisung verwalten ist für den/die Benutzerin sichtbar, die/der die Rolle Zuweisungsadministratorin für mindestens eine Zone in einem Gebäude haben. Durch Klicken auf die Einrichtungsschaltfläche eines Gebäudes wird eine Liste mit allen Stockwerken angezeigt, die mindestens eine zugewiesene Zone enthalten. Bei der Auswahl einer Etage kann die/der Zuweisungsadministratorin die Zonen sehen, die ihnen zugewiesen wurden. Nach dem Klicken auf eine Zone navigiert die/der Administratorin zu einer Ansicht, in der der Zuweisungsprozess beginnen kann.

Auf der rechten Seite der Ansicht findet man die Zonenkarte mit den gesperrten Sitznadeln und den bereits zugewiesenen Plätzen. Auf der linken Seite befindet sich ein Suchfeld, in dem der Administrator nach zuzuweisenden Mitarbeitern suchen kann. Es gibt auch die Zuordnungsliste, die alle Zuordnungen enthält, die in dieser Zone vorgenommen wurden. Einer/m Mitarbeiter*in können maximal zwei Plätze zugewiesen werden: einer für ein Bürogebäude und einer für ein Parkhaus. Die Belegungsliste kann in Form einer Csv-Datei heruntergeladen werden.

Ein/e Zuweisungsadministratorin hat zwei Möglichkeiten, einer/m Mitarbeiterin einen Platz zuzuweisen: Sie/Er klickt zuerst auf einen gesperrten Pin und sucht dann im Suchfeld nach einer/m Mitarbeiterin, oder sie/er sucht nach einer/m Mitarbeiterin und klickt dann auf den gewünschten Pin. Nachdem der Platz einer/m Mitarbeiterin zugewiesen wurde, wird eine neue Karte in der Zuweisungsliste hinzugefügt und das Bild der/s Mitarbeiters_in ist auf dem Etagenplan sichtbar. Zusätzlich wird die/der Mitarbeiterin über diese Zuteilung per E-Mail benachrichtigt und kann ihre/seine zugewiesenen Plätze im Bereich _Mein Profil* einsehen.

Der Freigabemechanismus bietet ebenfalls zwei Optionen: Entweder klickt die/der Zuweisungsadministratorin auf das Löschsymbol, das jeder Karte aus der Zuweisungsliste beigefügt ist, oder sie/er klickt einfach auf die entsprechende Stecknadel auf der Zonenkarte. Nachdem die Zuordnung einer/s Mitarbeitersin entfernt wurde, wird diese/r per E-Mail benachrichtigt.

Auf Mobilgeräten sind die Informationen auf zwei Registerkarten sichtbar: Zuordnungskarte und Zuordnungsliste. Nachdem ein/e Mitarbeiter*in einem Platz in der Zuordnungskarte zugewiesen wurde, wird der Name unter der Zuordnungsliste angezeigt. Daneben ist ein Aufzählungszeichen sichtbar, das die Anzahl der jüngst hinzugefügten Mitarbeiter anzeigt.

Check-ins Verwalten

Das Menü "Check-Ins verwalten" ermöglicht dem Gebäudeadministrator, Check-Ins von Mitarbeitern/Gästen zu entfernen, die aus persönlichen/medizinischen Gründen nicht im Büro anwesend sind, damit der Raum wieder buchbar wird. Standardmäßig werden heute bestätigte und ausstehende Check-Ins aller Mitarbeiter angezeigt, aber der Administrator kann auch nach Namen von bestimmten Mitarbeitern suchen und tageweise im Kalender browsen.

Die angezeigte Benutzerliste enthält alle Check-In-Details und eine Schaltfläche zum Löschen. Wenn geklickt, erscheint ein Pop-up, in dem der Administrator den Grund für die Löschung angeben muss (falls das ausgewählte Check-In nicht für einen Gast ist). Die Eingabe eines Grundes ist verpflichtend. Nach erfolgreicher Löschung wird dem Benutzer eine Benachrichtigung gesendet und eine Erfolgsbenachrichtigung erscheint.

Bearbeiten eines erstellten Gebäudes

Alle Informationen, die die/der Gebäude-Administratorin beim Anlegen eines neuen Standorts hinzugefügt hat, können nachträglich bearbeitet werden. Das ist auf allen Ebenen möglich, die im Abschnitt Neues Gebäude hinzufügen erwähnt werden. Im Bearbeitungsmodus kann die/der Gebäudeadministratorin alle Eigenschaften zu ändern, die sie/er zuvor beim Erstellen des neuen Standorts festgelegt hat, einschließlich Name, Adresse, Bilder, Pin-Standort. Um auf diese Optionen zuzugreifen, drückt man die Schaltfläche Bearbeiten auf jeder Gebäudeebene, die man bearbeiten möchte. Mit Abbrechen setzt man die Änderungen zurück. Um die Gebäudedetails zu aktualisieren, muss die/der Gebäudeadministratorin lediglich auf den entsprechenden Menüpunkt zugreifen, die Informationen ändern und die Schaltfläche Speichern* drücken. Das gleiche Verfahren gilt für Parkplätze.

Grundrisse entfernen

Alle Informationen, die die/der Gebäudeadministratorin beim Anlegen eines neuen Standorts hinzugefügt hat, können gelöscht werden. Diese Option ist für alle Gebäudeebenen verfügbar, die im Abschnitt Neues Gebäude hinzufügen erwähnt wurden. Durch Aufrufen des Bearbeitungsmodus und Drücken der Schaltfläche Löschen kann die/der Gebäudeadministratorin die entsprechenden Ebenen-Informationen entfernen. Das gleiche Verfahren gilt für Parkplätze.

Check-in mit QR - Code

Gebäudeadministratoren können maßgeschneiderte Platz-Aufkleber für die physischen Schreibtische erstellen, die sich innerhalb der Räumlichkeiten befinden. Diese Platz-Aufkleber umfassen Details über den genauen Standort des jeweiligen Platzes und enthalten wichtige Informationen wie Gebäude, Stockwerk, Zone, Raumnamen und die Platznummer. Über diese Standortdetails hinaus ist der Platz-Aufkleber mit einem QR-Code versehen. Dieser QR-Code dient als bequeme Möglichkeit, den Check-in-Prozess durch einfaches Scannen schnell zu starten und die Benutzereffizienz zu steigern.

Dies führt eine nahtlose Check-in-Option für Mitarbeiter ein, die durch Scannen der QR-Codes auf diesen Aufklebern erleichtert wird. Die Nützlichkeit dieser Funktion erstreckt sich über verschiedene Platz-Kategorien, darunter Büros, Parkplätze, Cafeterias, Erholungsplätze und zugewiesene Plätze. Gebäudeadministratoren haben die volle Entscheidungsfreiheit bei der Auswahl der spezifischen Plätze, für die QR-Code-Aufkleber erstellt werden sollen.

Gebäudeverwalter sollten beachten, dass Änderungen am physischen Gebäudegrundriss, wie z. B. Schreibtischumzüge oder -entfernungen, die Ausstellung und den Austausch von QR-Code-Aufklebern erfordern. Ebenso wichtig ist, dass in Fällen, in denen ein Platz-Pin aus der App entfernt wird, der entsprechende physische Aufkleber umgehend von seinem vorgesehenen Platz entfernt werden muss. Diese proaktive Maßnahme ist unerlässlich, um Unannehmlichkeiten für Mitarbeiter zu vermeiden, die sonst Fehlermeldungen erhalten könnten, wenn sie versuchen, einen QR-Code zu scannen, der nicht mehr zu einem aktiven Platz-Pin gehört.

So erhalten Sie die Platz-Aufkleber aus der App:

Es besteht die Möglichkeit, alle QR-Codes einer Zone zu erhalten, indem Sie auf die Schaltfläche "Alle QR-Codes" unter Arbeitsplatz Management - Zonenbearbeitung klicken. Dadurch wird ein neues Fenster (Druckermenü des Browsers) geöffnet, in dem alle Aufkleber vorhanden sind und sofort gedruckt oder als PDF-Datei gespeichert werden können:

Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Aufkleber für jeden bestimmten Platz zu drucken. In diesem Fall muss der Gebäudeadministrator auf einen Platz-Pin klicken, das Popup-Bearbeitungsfenster öffnen und dann die Schaltfläche "QR Code" in der oberen rechten Ecke verwenden:

Optimaler Ansatz für den Druck von Platz-Aufklebern

Für die effizientesten und professionellsten Ergebnisse empfehlen wir, die Dienste einer Druckerei für den Druck von QR-Codes zu nutzen. Druckereien bieten spezialisierte Papiere an, die sich nahtlos auf Oberflächen aufbringen lassen. Um die Benutzerfreundlichkeit während des Druckvorgangs weiter zu erhöhen, ist jeder Aufkleber sorgfältig mit einem deutlichen grauen Rand versehen. Diese Abgrenzung hilft dem Druckereipersonal, einen Papierschneider für ein einfaches und präzises Schneiden der Aufkleber einzusetzen. Durch die Nutzung der Expertise und der Werkzeuge einer Druckerei können Sie die Herstellung hochwertiger und präzise gefertigter QR-Code-Aufkleber sicherstellen.