Die Check-In-Funktion
Die Hauptfunktion der Anwendung besteht darin, Benutzerinnen einen Check-In für das Büro zu ermöglichen. Dazu klickt die/der Benutzer_in auf die Schaltfläche _Check-In auf der Startseite oder sie/er geht direkt über das Hauptmenü auf die Check-In-Seite.
Zuerst muss die/der Benutzer*in das gewünschte Gebäude auswählen. Ein Gebäude kann als Favorit markiert werden, indem auf das Herzsymbol in der rechten oberen Ecke geklickt wird.
Nach diesem Schritt landet die/der Benutzerin auf einem Bildschirm, auf dem sie/er die Details für den Check-In festlegen kann. Um einen Check-In zu erstellen, wählt die/der Benutzerin den gewünschten Tag aus dem Kalender aus. Anschließend kann die/der Benutzerin entweder für den ganzen Arbeitstag (8 Stunden) oder für ein spezifisches Zeitintervall einchecken. Die/Der Benutzerin hat die Möglichkeit, die Startzeit und die Endzeit des Check-Ins durch Drücken der Schaltfläche Zeitraum auszuwählen. Um die gewünschte Uhrzeit auszuwählen, muss die/der Benutzerin den Stunden- und Minutenfenstern nach oben und unten scrollen (auf dem Desktop kann er auch auf die gewünschte Stunde/Minute klicken). Wenn die/der Benutzerin eine Uhrzeit für den nächsten Tag wählt, wird das Enddatum automatisch aktualisiert. Das gewählte Zeitintervall kann eine Mindestdauer von 1 Minute und eine Höchstdauer von 24 Stunden haben.
Das ausgewählte Zeitintervall bezieht sich auf die Zeitzone des Gebäudes (d.h. wenn das Gebäude auf die Zeitzone Europa/Berlin eingestellt ist, wird ein Check-In von 09:00 bis 18:00 Uhr in diesem Gebäude erstellt, unabhängig von der Zeitzone; Zeitzone, in der sich die/der Benutzer*in befindet).
Bei der erstmaligen Nutzung der App ist die Schaltfläche Dieses Intervall als Standard festlegen zu sehen. Diese bleibt präsent, bis die/der Benutzerin erstmals ein Standard-Zeitintervall festgelegt und gespeichert hat. Künftig kann die/der Benutzer_in im Bereich _Mein Profil ein bevorzugtes Zeitintervall für die Check-Ins konfigurieren oder ein bereits gespeichertes Zeitintervall ändern.
Auf Mobilgeräten werden diese Informationen in einem Kontextmenü angezeigt:
Nach der Auswahl des Zeitintervalls hat die/der Benutzer*in die Möglichkeit, die Einstellungen für eine Check-In-Serie vorzubereiten und einen Platz für mehrere Tage oder sogar einen Monat in der Zukunft zu buchen. Durch Drücken des Serie Erstellen-Buttons* öffnet sich ein Popup. Darin kann die/der Benutzerin die Anzahl der Wochen für die Wiederholung auswählen, die von der/vom Gebäudeadministratorin festgelegten Datumsversatz abhängt (Standard ist eine Woche und das Maximum sind 4 Wochen), und die Wochentage auswählen, an denen er die Prüfung erstellen möchte -ins. Die/Der Benutzer_in kann auch das Datum sehen, bis zu dem die Wiederholung gültig ist. Nachdem Sie auf die Schaltfläche _Anwenden geklickt haben, enthält das Feld Wiederholen den Wiederholungszeitraum und einen Papierkorb, der es der/dem Benutzer*in ermöglicht, die Wiederholungseinstellungen zu löschen. Die wiederkehrende Check-In-Serie kann nur für einzelne Check-Ins erstellt werden.
Auf Mobilgeräten werden die Wiederholungseinstellungen in einer Schublade angezeigt:
Wenn Sie die Schaltfläche "Check-In Terminserie" nicht sehen können, liegt das daran, dass der Gebäudeadministrator die Funktion für wiederkehrende Eincheckvorgänge deaktiviert hat. Dies bedeutet, dass Sie in diesem Gebäude keine wiederkehrenden Buchungen mehr erstellen können.
Wenn die/der Benutzerin keine Serie-Check-Ins erstellen möchte, hat sie/er die Möglichkeit, den Check-In entweder allein oder im Team durchzuführen. Die Auswahl des Team-Check-Ins beinhaltet die Auswahl der Art des Check-Ins (Büro, Freizeit oder Cafeteria) und des Teams. Falls die/der Benutzerin mehreren Projektteams angehört, kann sie/er sich über eine Dropdown-Liste alle Teams anzeigen lassen und das gewünschte Team auswählen. Nach der Auswahl des Teams wird eine Liste mit allen Mitgliedern des jeweiligen Teams angezeigt.
Auf Mobilgeräten wird die Teamauswahl in einem Kontextmenü dargestellt:
Falls die/der Benutzerin die Rolle des Rezeptionsadministrators hat, hat er/sie die Möglichkeit, Check-ins für seine Gäste zu erstellen. Der Ablauf ähnelt dem beim Team-Check-in. Das bedeutet, dass die/der Administrator_in alle erstellten Mitglieder als Teil seines Gast Teams sieht und er/sie die Möglichkeit hat, jedes Mitglied einzeln auf die verfügbaren grünen Stecknadeln aus dem Zonenplan zu setzen.
Die/Der Benutzer*in hat die Möglichkeit, die Orte nach einer Reihe von bevorzugten Geräten zu filtern, die diesem Gebäude zugeordnet sind. Durch Klicken auf die Schaltfläche Nach Ausrüstung filtern* kann er/sie zwischen einer oder allen vorhandenen Ausrüstungen auswählen. Dann kann sie/er zu den Stockwerken und Zonen im Gebäude navigieren, an denen die ausgewählte Ausrüstung angeschlossen ist. Darüber hinaus kann die/der Benutzerin im Modul nach einem Gerätetyp oder einem Gerätenamen suchen.
Auf Mobil- und Tablet-Geräten werden die Informationen in einer Schublade angezeigt:
Wenn sich auf Gebäudeebene keines der gesuchten Geräte auf einer Etage befindet, wird die Etage ausgegraut. Auf der Etage sind die Zonen ausgegraut, die das gesuchte Gerät nicht enthalten. Auf Zonenebene sind die Orte, an denen die gesuchte Ausrüstung nicht angebracht ist, ausgegraut.
Die Chips mit der ausgewählten Ausrüstung werden auf jeder Ebene des Browsing-Prozesses angezeigt, um der/dem Benutzerin die Kriterien anzuzeigen, nach denen die Auswahl getroffen wurde. Die/Der Benutzer_in hat die Möglichkeit, alle Filter zu löschen, indem er auf die Schaltfläche _Alle Filter löschen klickt.
Nach der Auswahl eines Gebäudes, Stockwerks und einer Zone kann die/der Benutzerin dann auf die grünen Schaltflächen klicken, um diesen bestimmten Ort auszuwählen. Sobald ein Arbeitsplatz auf der Karte ausgewählt ist, kann sich die/der Benutzerin die für diesen Arbeitsplatz verfügbare Ausstattung anzeigen lassen.
Nach der Auswahl eines Gebäudes, einer Etage und eines Bereichs kann die/der Benutzer*in auf die Pins klicken, um einen bestimmten Platz auszuwählen. In einem Bürogebäude gibt es drei Arten von Plätzen: normaler Arbeitsplatz im Büro (Laptop-Symbol), Platz in der Cafeteria (Kaffeetassen-Symbol) und Platz im Aufenthaltsraum (Spiele-Symbol). Ein Arbeitsplatz kann gesperrt sein (Schlüsselsymbol), was bedeutet, dass er sich in einem Bereich oder Büro befindet, zu dem eine spezielle Berechtigung erforderlich ist. Außerdem gibt es Orte, die für Menschen mit Behinderungen bestimmt sind (Rollstuhlsymbol).
Wenn die/der Nutzerin einen Arbeitsplatz auswählt, kann sie/er die dort vorhandene Ausstattung einsehen. Wenn der gewählte Arbeitsplatz gesperrt ist, kann die/der Nutzerin auch den Grund sehen, warum die/der Gebäudeverwalterin sie/ihn als gesperrt markiert hat. Sobald die/der Benutzer_in entschieden hat, an welchem Ort auf der Karte er einchecken möchte, kann er diesen Ort schließlich auswählen und auf die Schaltfläche _Weiter zum Check-In klicken.
Zusätzlich kann eine Zone einem bestimmten Team zugewiesen werden. Die dem Team zugeordneten Plätze innerhalb dieser Zone sind ebenfalls mit einem Schlüsselsymbol gekennzeichnet. Wenn ein Benutzer Mitglied des zugewiesenen Teams ist, kann er einen der zugeteilten Plätze auswählen und mit dem Check-in-Prozess fortfahren. Wenn der Benutzer jedoch nicht Teil des Teams ist, erscheint nach dem Anklicken eines Platzes eine Popup-Meldung, die besagt, dass der Platz bereits dem Team "Name" zugewiesen ist, wie unten dargestellt:
Vor der endgültigen Bestätigung kann die/der Benutzerin die Details seines Check-Ins auf einer Übersichtsseite einsehen. Bei einem Team-Check-In hat die/der Benutzer_in die Möglichkeit, die zuvor ausgewählten Kollegen zu löschen. Wenn die Parkfunktion verfügbar ist und der Check-In im Büro erfolgt, wird nach dem Drücken der Check-In-Schaltfläche ein Bestätigungs-Popup angezeigt, in dem die/der Benutzer*in gefragt wird, ob sie/er mit der Erstellung eines Parkplatz-Check-Ins fortfahren möchte. Der erstellte Check-In wird auf der Startseite unter der Registerkarte _Zukünftige Check-Ins und auf der Seite Kalender unter der Registerkarte Mein Kalender angezeigt.
Bei wiederkehrenden Serien-Check-Ins sieht die/der Benutzerin das gewählte Zeitintervall und die Wochentage, an denen sie/er die wiederkehrende Serie erstellen möchte. Wenn nach dem Drücken der Schaltfläche Check-In keine Warnung erscheint, wird auch hier das Erfolgs-Popup angezeigt. Andernfalls wird in der Übersichtsansicht ein neuer Abschnitt angezeigt, genauer gesagt die Plätze, die aufgrund von Belegungsproblemen nicht gebucht werden können. Während dieses Schritts hat die/der Benutzerin die Möglichkeit, diese Plätze zu ändern, indem sie/er auf die Schaltfläche Plätze ändern klickt, oder er/sie kann sie ignorieren, indem er auf die Schaltfläche Alle ignorieren klickt.
Wenn die/der Benutzerin bereits einige Check-Ins für die Zukunft erstellt hat, die mit der wiederkehrenden Serie in Konflikt geraten, kann sie/er in der Check-In-Übersichtsansicht einen neuen Abschnitt namens Bereits erstellte Check-Ins* sehen, der eine Liste von Check-Ins mit ihren Daten und gebuchten Plätzen enthält.
Wenn die/der Benutzerin auf die Schaltfläche Alle ignorieren* klickt, wird das Erfolgs-Popup angezeigt.
Wenn die/der Benutzerin auf die Schaltfläche Plätze wechseln* klickt, kann sie/r durch die Probleme navigieren und sie lösen, indem sie/er sie ignoriert oder einen anderen Platz wählt.
Nachdem alle Probleme gelöst wurden, kann die/der Benutzerin die geänderten Orte und die ignorierten Probleme in der Zusammenfassungsansicht sehen und die Schaltfläche Check In* wird aktiv. Durch Drücken erscheint das Erfolgs-Popup.
Die/Der Benutzerin kann ihre/seine wiederkehrenden Check-Ins im Abschnitt Zukünftige Check-Ins und auf der Registerkarte Mein Kalender* sehen.
Ein zusätzliches Feature ist der Parking Check-In. Diese Funktion ist verfügbar, wenn Ihr/e Administratorin sie aktiviert. Der Ablauf der Parkplatzbuchung ähnelt dem Check-In-Ablauf und folgt denselben Regeln. Ein Unterschied besteht darin, dass die Team-Check-in-Option für den Parkplatz-Check-in nicht verfügbar ist. Falls der Benutzer die Rolle Rezeptionsadministrator hat, kann er/sie auch mit der Erstellung von Parkplatz-Check-ins fortfahren. Der Rezeptionsadministrator kann die als "Gast"-Plätze gekennzeichneten Sonderparkplätze nutzen, um Parkplatz-Check-Ins für die Externen zu erstellen, oder er/sie kann die normalen Parkplätze nutzen, die allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Mitarbeiter können nur die normalen Parkplätze buchen, die Gäste können jedoch auf beiden Arten von Parkplätzen eingecheckt werden.
Ein Parkplatz-Check-In wird bestätigt, wenn der zugehörige Arbeitsplatz von der/vom Benutzerin bestätigt wird. Alle Parkkarten aus dem Abschnitt Heutige Aktivität enthalten nicht die Schaltfläche Bestätigen*, da sie nicht separat vom zugehörigen Büroplatz bestätigt werden können.
Wenn eine/ein Benutzer*in bereits für das ausgewählte Datum und Zeitintervall eingecheckt ist, wird beim Klicken auf einen anderen Ort das Popup-Fenster zur Eingabe des Bearbeitungs-Check-in-Ablaufs angezeigt:
Wenn die/der Benutzerin auf Bearbeiten klickt, wird sie/er zum Bearbeitungsablauf weitergeleitet. Dieser Ablauf ist dem des Eincheckens sehr ähnlich, nur dass die/der Benutzerin hier nur das Datum, das Zeitintervall oder den Ort des Eincheckens ändern kann.
Wenn die/der Benutzerin auf Änderungen anzeigen klickt, wird eine Zusammenfassung wie oben beschrieben angezeigt, in der die Änderungen aufgeführt sind, die die/der Benutzerin an dem bestehenden Check-In vorgenommen hat. Wenn die/der Benutzerin auf Änderungen speichern* klickt, wird der Check-In aktualisiert und die neuen Informationen werden in der Anwendung angezeigt.
Markieren Sie eine Zone als Favorit
Während des Check-in-Prozesses, im Kartenansicht eines bestimmten Bereichs, haben Sie die Möglichkeit, diesen als Favorit zu kennzeichnen. Durch die Auswahl einer Zone als Favorit vereinfachen Sie das Check-in-Prozess, da Sie automatisch zu dieser spezifischen Zone geleitet werden und die Notwendigkeit entfällt, während des Check-in-Prozesses manuell das Gebäude, die Etage und die Zone auszuwählen. Die festgelegte Favoritenzone wird auch bequem im Abschnitt "Profil verwalten" angezeigt. Um eine Favoritenzone zu entfernen, können Sie entweder die dafür vorgesehene Schaltfläche in der Kartenansicht verwenden "Nicht Favorit" oder das "Mülleimer"-Symbol im Abschnitt "Profil verwalten" nutzen.
Einchecken mit einem QR-Code
Vereinfachen Sie Ihren Büro-Eincheckvorgang mit der effizienten QR-Code-Scan-Funktion. Wenn diese Funktion vom Gebäudeadministrator aktiviert ist, können Benutzer jetzt problemlos im Büro einchecken, indem sie einen bequem auf einem Schreibtisch platzierten QR-Code scannen. Diese Funktion wurde entwickelt, um den Eincheckprozess zu optimieren und ein nahtloses und verbessertes Benutzererlebnis zu bieten.
Hier ist eine Illustration eines Platz-Aufklebers:
Der Vorgang ist so einfach wie das Erfassen des QR-Codes mit der Kamera Ihres Smartphones. Dies führt Sie sofort durch den Eincheckprozess, bei dem wesentliche Details bereits für Ihre Bequemlichkeit vorausgefüllt sind. Der ausgewählte Platz wird automatisch selektiert und das Eincheck-Zeitintervall wird automatisch festgelegt, um mit der nächsten Stunde in der Nähe der aktuellen Zeit zu beginnen. Zusätzlich wird die Auscheck-Zeit entsprechend Ihrer standardmäßigen Endzeit basierend auf Ihren gegenwärtigen Intervalleinstellungen im Einstellungsmenü festgelegt.
Wenn der ausgewählte Standort nicht für den Check-in verfügbar ist, aufgrund von Faktoren wie Belegung durch einen anderen Kollegen, Zuweisung an eine andere Person, Entfernung aus der App durch den Gebäudeadministrator oder aus anderen Gründen, erhalten Benutzer eine Popup-Meldung. Dieses Popup gibt Informationen über die Ausnahme und leitet Benutzer zu den entsprechenden Schritten an.