Event Management

Veranstaltungen sind eine wichtige Funktion, die es Benutzern mit der speziellen Rolle "Veranstaltungsplaner" ermöglicht, Aktivitäten in einem Gebäude oder an einem externen Ort zu planen und zu verwalten. Beim Einrichten einer Veranstaltung sollte der Benutzer die folgenden grundlegenden Informationen beachten:

• Veranstaltungen haben die höchste Priorität unter allen anderen Arten von Check-ins. Wenn eine Veranstaltung erstellt wird, werden alle bestehenden Check-ins in den ausgewählten Räumen und Stockwerke gelöscht, und die Benutzer werden über diese Aktion benachrichtigt.
• Eine Veranstaltung kann in einem einzelnen Gebäude stattfinden, kann sich jedoch über mehrere Etagen und Räume erstrecken.
• Veranstaltungen können auch außerhalb der Firmengebäude in anderen Standorten geplant werden, die keine Sitzpläne erfordern.
• Veranstaltungen können für maximal 24 Stunden geplant werden. Wenn dieselbe Veranstaltung an mehreren Tagen stattfindet, kann die ursprüngliche Veranstaltung mit allen zugehörigen Informationen für nachfolgende Daten dupliziert werden.
• Mehrere Administratoren können für die Veranstaltungsverwaltung bestimmt werden. Nur Benutzer mit der Rolle "Veranstaltungsplaner" können Veranstaltungen erstellen und verwalten.
• Veranstaltungsplaner können den Ticketgenerierungsprozess für ihre Veranstaltungen wählen, was bedeutet, dass jeder registrierte Benutzer ein individuelles Ticket mit einem QR-Code erhält, der zur Teilnahme an der Veranstaltung validiert werden muss.
• Veranstaltungen können als öffentlich gekennzeichnet werden, sodass sich jeder in der Firma registrieren kann, oder als privat, wodurch nur Benutzer auf der Gästeliste sich registrieren können.
• Veranstaltungen können aktiviert werden, sodass Benutzer die Veranstaltung sehen und sich dafür registrieren können, oder sie können inaktiv sein, was bedeutet, dass sie sich noch im Entwurfsmodus befinden und für andere nicht sichtbar sind.
• Veranstaltungsplaner können die Zielgruppe auswählen, die über die neue Veranstaltung informiert werden soll, sodass nur diejenigen, die über die bevorstehende Veranstaltung informiert werden müssen, tatsächlich die Ankündigung erhalten.

Veranstaltungen verwalten - Ansicht des Veranstaltungsplaners

Benutzer mit der Rolle "Veranstaltungsplaner" haben Zugriff auf ein Dropdown-Menü auf der Registerkarte Veranstaltungen. Beim Zugriff auf die Registerkarte "Veranstaltungen verwalten" werden die kommenden Veranstaltungen in Form von Karten mit den relevantesten Details angezeigt. Zusätzlich zu den Details befinden sich auf der Karte Verknüpfungsschaltflächen für Aktionen wie Bearbeiten, Aktivieren/Deaktivieren und Löschen. In der oberen linken Ecke der Seite, unterhalb des Menüs, ermöglicht ein Navigations-Tab-Komponente dem Benutzer den Zugriff auf die Seite Vergangene Veranstaltungen. Diese Seite stellt ein Archiv aller vergangenen Veranstaltungen des Unternehmens dar, ebenfalls in Form von Karten mit Details, aber ohne Verknüpfungsschaltflächen und mögliche Aktionen. Vergangene Veranstaltungen können nicht gelöscht werden und können nur für Details eingesehen werden.

Beim Klicken auf eine Veranstaltungskarte wird eine Vorschauseite mit grundlegenden und wesentlichen Informationen über die Veranstaltung angezeigt, wie:

• Veranstaltungstitel
• Veranstaltungsbild
• Datum
• Zeitraum (basierend auf der lokalen Zeit des Gebäudes)
• Gebäudename
• Ausgewählte Stockwerken
• Ausgewählte Zonen
• Empfohlene Teilnehmeranzahl (berechnet aus den verfügbaren Plätzen in den ausgewählten Zonen)
• Veranstaltungsbeschreibung
• Bestätigte Teilnehmeranzahl (Anzahl der bereits für die Veranstaltung registrierten Personen)
• Möglichkeit zum Herunterladen einer CSV-Datei mit der Liste der registrierten Teilnehmer
• Benachrichtigungstyp
• Liste der Veranstaltungsadministratoren
• Veranstaltungstyp (privat oder öffentlich)
• Gästeliste (falls die Veranstaltung auf "Privat" gesetzt ist).

Im unteren rechten Bereich des Fensters befinden sich auch die Aktionsbuttons von der ursprünglichen Karte, damit der Benutzer bequem Änderungen von der Vorschauseite aus vornehmen kann.

Neue Veranstaltung hinzufügen

Durch Drücken der Schaltfläche "+ Veranstaltung hinzufügen" wird der Erstellungsprozess für die Veranstaltung gestartet. Dieser Prozess besteht aus drei Schritten: Angabe der Details, Festlegung des Veranstaltungsortes und Veröffentlichung.

Im ersten Schritt muss der Benutzer das Datum, die Uhrzeit, den Titel und die Beschreibung der Veranstaltung eingeben. Optionale Felder umfassen einen Untertitel und ein Foto. Standardmäßig erscheint der aktuelle Veranstaltungsplaner im Abschnitt der Veranstaltungsadministratoren, aber weitere Administratoren können hinzugefügt werden, indem Namen aus dem Dropdown-Menü ausgewählt werden. Benutzer können ein Foto hochladen, indem sie die Dateisuche des Systems verwenden oder die Drag-and-Drop-Option nutzen. Veranstaltungen können nur für das aktuelle Datum oder zukünftige Daten erstellt werden.

Veranstaltungsplaner haben die Flexibilität, Veranstaltungen zu erstellen, die eine Ticketvalidierung erfordern. Um diese Funktion zu aktivieren, muss die Option "Ticket generieren" aktiviert sein, wenn die Veranstaltung eingerichtet wird. Dadurch wird sichergestellt, dass Teilnehmer einen gültigen Ticketnachweis für den Eintritt vorlegen müssen.

Sobald alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, wird die Schaltfläche "Weiter" aktiviert, sodass der Benutzer zum zweiten Schritt der Veranstaltungserstellung fortschreiten kann.

Der zweite Schritt repräsentiert die Standortauswahl. Der Veranstaltungsplaner hat die Möglichkeit, entweder ein bestehendes Gebäude auszuwählen oder die Veranstaltung an einem anderen Ort außerhalb des Unternehmens zu erstellen. Standardmäßig ist die Option "Bürogebäuden" ausgewählt, was bedeutet, dass die Möglichkeit besteht, eine Veranstaltung innerhalb eines bestehenden Bürokomplexes zu erstellen. Das Dropdown-Menü bietet auch die Auswahlmöglichkeit "Anderer Standorte" für den Veranstaltungstyp.

1. Bürogebäude

Wenn mehrere Gebäude verfügbar sind, beginnt die Auswahl auf der Gebäudeebene. Ein Veranstaltungsplaner kann ein Gebäude auswählen und dann auswählen, welche Stockwercke und/oder Zonen er/sie für die Veranstaltung buchen möchte. Wenn der Veranstaltungsplaner das gesamte Gebäude buchen möchte, kann er/sie einfach auf die Schaltfläche "Gesamtes Gebäude auswählen" klicken, die sich in der oberen linken Ecke der ausgewählten Gebäudekarte befindet. Die Schaltfläche "Auf Gebäudeebene gehen" ermöglicht es dem Benutzer, zur Gebäudeauswahlebene zurückzukehren.

Dieser Schritt ist besonders wichtig im Veranstaltungserstellungsprozess, da Veranstaltungen sich nicht für dasselbe Datum, dieselbe Uhrzeit und denselben Ort überschneiden können. Wenn Gebäude, Etagen oder Räume bereits für die angegebenen Details gebucht sind, erhält der Benutzer Pop-up-Benachrichtigungen oder Warnmeldungen, die anzeigen, dass eine Buchung nicht möglich ist:

• Falls das gesamte Gebäude bereits gebucht ist:

• Falls eine oder mehrere Stockwerke bereits gebucht sind:

• Falls bestimmte Zonen bereits gebucht sind:

2. Andere Standorte:

Benutzer können auch Veranstaltungen außerhalb der Unternehmensanlagen an Orten ohne Gebäudepläne organisieren. Dazu muss der Benutzer nach Auswahl der Option "Anderer Standort" im Dropdown-Menü im zweiten Schritt die maximale Teilnehmerkapazität der Veranstaltungsstätte, die Zeitzone und eine genaue Adresse eingeben. Da keine Pläne und Sitzplätze verfügbar sind, kann die Anwendung die maximale Teilnehmerzahl nicht berechnen, daher liegt es in der Verantwortung des Benutzers, das Limit festzulegen. Sobald die maximale Anzahl an Registrierungen erreicht ist, haben andere keine Möglichkeit mehr, sich für diese Veranstaltung zu registrieren. Für das Adressfeld wird empfohlen, die Anzahl der Zeilen auf maximal 5 zu begrenzen. Diese Einschränkung stellt sicher, dass der eingegebene Text das Layout und die Generierung des Tickets nicht beeinträchtigt.

Alle drei Felder sind Pflichtfelder und müssen vom Veranstaltungsplaner ausgefüllt werden, um zum dritten Schritt zu gelangen.

Der dritte Schritt umfasst eine kurze Vorschau-Sektion, gefolgt von einem kleinen Teil der endgültigen Konfiguration. In der Konfigurationssektion kann der Veranstaltungsplaner die Veranstaltungen je nach Bedarf anpassen:

• Eine Veranstaltung kann als öffentlich gekennzeichnet werden, für jedermann zugänglich, oder als privat, beschränkt auf eine spezifische Gästeliste.
• Eine Veranstaltung kann als aktiv gespeichert werden, was bedeutet, dass sie sichtbar ist, oder als inaktiv (Entwurfsmodus), falls noch Änderungen erforderlich sind.
• Benachrichtigungen für neue Eventankündigungen können so konfiguriert werden, dass sie an alle Mitarbeiter gesendet werden, nach Standorten gruppiert oder überhaupt nicht gesendet werden.

Sobald die Veranstaltung wie gewünscht konfiguriert ist, kann der Benutzer auf die Schaltfläche "Veröffentlichen" klicken, um die Veranstaltung zu erstellen.

Mögliche Anwendungsfälle bei der Auswahl des Veranstaltungstyps im dritten Schritt:

• Private Veranstaltungen: Diese Veranstaltungen sind für Situationen gedacht, in denen nur eine bestimmte Zielgruppe Sichtbarkeit und Zugriff haben sollte. Beispiele hierfür sind Workshops für bestimmte Personen, Kundentermine mit begrenzter Mitarbeiterbeteiligung, Schulungssitzungen für bestimmte Gruppen oder jede andere Gelegenheit, die nicht für alle Mitarbeiter gedacht ist.
• Öffentliche Veranstaltungen: Diese werden erstellt, um für die gesamte Firma sichtbar und angekündigt zu sein. Diese Veranstaltungen umfassen Anlässe wie Büropartys im Gebäude oder anderen Orten oder jede Veranstaltung im großen Maßstab, bei der das Zielpublikum nicht eine kleine, gelistete Gruppe ist, sondern die gesamte Organisation.

Veranstaltung bearbeiten:

Der Veranstaltungs-Bearbeitungsprozess folgt denselben Schritten wie bei der Erstellung einer Veranstaltung. Die vorhandenen Veranstaltungsdaten können nach Bedarf geändert werden. Veranstaltungsplaner müssen sorgfältig das Datum, die Uhrzeit und den Veranstaltungsort ändern, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung in einem verfügbaren Slot stattfindet, der nicht bereits von einer anderen Veranstaltung gebucht wurde. Alle Veranstaltungsdetails können geändert werden, außer dem Veranstaltungstyp (öffentliche Veranstaltungen können nicht in private und umgekehrt geändert werden) und dem Ticketgenerierungs-Kontrollkästchen (sobald eine Veranstaltung eine Ticketvalidierung erfordert, kann diese Option nicht geändert werden und umgekehrt).

Veranstaltung löschen:

Um eine Veranstaltung von der Seite der kommenden Veranstaltungen zu entfernen, können Veranstaltungsplaner die Schaltfläche "Papierkorb" auf der Karte verwenden oder auf der Vorschauseite der spezifischen Veranstaltung die Schaltfläche "Löschen" drücken. Beim Löschen wird ein Modal angezeigt, das um den Grund für die Entfernung der Veranstaltung bittet. Die Angabe eines Grundes ist obligatorisch, da er in Benachrichtigungen an alle Benutzer aufgenommen wird, die sich für die Veranstaltung registriert haben, um sie über die Löschung der Veranstaltung zu informieren.

Veranstaltung deaktivieren:

Das Deaktivieren einer Veranstaltung löscht alle bestehenden Registrierungen, und die Benutzer werden entsprechend benachrichtigt. Nach der Deaktivierung wird die Veranstaltung für Endbenutzer nicht mehr sichtbar sein, bleibt jedoch für den Veranstaltungsplaner zugänglich. Wenn es möglich ist, dass die Veranstaltung zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden kann, ist es besser, sie zu deaktivieren, anstatt sie zu löschen, da alle Daten über die Veranstaltung gespeichert bleiben.

QR-Code scannen:

Für Veranstaltungen, die Tickets generieren, steht auf der Vorschauseite der Veranstaltung eine zusätzliche Aktion namens "QR-Code scannen" zur Verfügung. Durch Anklicken dieser Aktion kann der Veranstaltungsplaner den Scanvorgang für die Tickets starten.

Während des Scanvorgangs wird bei erfolgreicher Ticketvalidierung eine Popup-Nachricht oder eine Schublade (auf Mobilgeräten) angezeigt, um die erfolgreiche Validierung anzuzeigen. Diese Rückmeldung bestätigt, dass das Ticket gültig ist und für den Eintritt verwendet werden kann.

Wenn die Ticketvalidierung jedoch fehlschlägt, zeigt das Popup oder die Schublade eine entsprechende Meldung an, um den Veranstaltungsplaner über das Problem zu informieren.

Der Veranstaltungsplaner kann diesen Vorgang wiederholen, bis alle Tickets erfolgreich validiert wurden.

Um den Veranstaltungsplanern einen umfassenden Überblick über die Teilnehmer zu geben und die Abweichung zwischen gebuchten Plätzen und validierten Tickets zu verfolgen, haben die Veranstaltungsplaner die Möglichkeit, eine CSV-Datei mit diesen Informationen herunterzuladen. Diese Funktion wird als "Teilnehmerliste" bezeichnet und befindet sich auf der Vorschauseite der Veranstaltung.

Veranstaltung duplizieren

Die Option "Veranstaltung duplizieren" unterstützt Veranstaltungsplaner, die eine Veranstaltung für mehrere Tage wiederholen müssen. Alle Informationen bleiben gleich, wobei die einzige erforderliche Änderung das Datum ist. Nach Auswahl eines neuen Datums drückt der Veranstaltungsplaner einfach die Schaltfläche "Weiter" und in Schritt drei die Schaltfläche "Veröffentlichen".

Veranstaltungen ansehen - Ansicht für Endbenutzer

Unter der Registerkarte "Veranstaltungen" können Benutzer kommende Veranstaltungen in Form von Karten anzeigen. Jede Karte zeigt wichtige Veranstaltungsdetails wie Titel, Datum, Uhrzeit und Ort an. Eine Schaltfläche in der oberen linken Ecke ermöglicht es Benutzern, Veranstaltungen nach Standort zu filtern oder alle verfügbaren Veranstaltungen anzuzeigen.

Wenn Sie weitere Informationen zu einer bestimmten Veranstaltung wünschen, können Sie auf die Karte klicken, um sie zu öffnen. Hier finden Sie Informationen über die empfohlene Anzahl der Teilnehmer, eine ausführliche Beschreibung der Veranstaltung und andere wichtige Informationen.

Durch Anklicken einer Karte erhalten Sie zusätzliche Informationen, einschließlich der empfohlenen Anzahl der Teilnehmer und einer umfassenden Veranstaltungsbeschreibung. Um sich für eine Veranstaltung anzumelden, können Benutzer auf die Schaltfläche "Anmelden" auf der Karte oder den angezeigten Details klicken, die zur Seite "Veranstaltungsdetails" führen. Diese Seite enthält wichtige Veranstaltungsinformationen und einen Abschnitt "Wählen Sie einen Ort zum Einchecken", um sich auf die gleiche Weise wie bei Büro-Check-ins im Gebäude zu navigieren und zu registrieren.

Nach Auswahl eines freien Platzes wird die Schaltfläche "Anmelden" aktiviert. Wenn der Benutzer darauf klickt, wird er zur Zusammenfassungsseite weitergeleitet. Nach Bestätigung der Details können Benutzer einchecken und den Ablauf des Check-ins fortsetzen (sofern verfügbar).

Für Veranstaltungen außerhalb der Unternehmensgebäude müssen Benutzer keinen Platz auf der Zonenkarte auswählen. Stattdessen sichert das Klicken auf die Schaltfläche "Anmelden" ihren Platz bei der Veranstaltung.

Nach der Registrierung für eine Veranstaltung erscheint der Eintrag im persönlichen Kalender des Benutzers, zusammen mit verfügbaren Aktionen wie Abmelden, Details Anzeigen und Hinzufügen eines Parkplatzes (falls dies während der Registrierung nicht erfolgt ist). Ein spezielles Veranstaltungssymbol unterscheidet die Veranstaltung von normalen Büro-Check-ins im persönlichen Kalenderbereich des Benutzers.

Nach Abschluss des Registrierungsprozesses, falls die Veranstaltung eine Ticketgenerierung erfordert, erhalten die Nutzer auf der Kalenderseite Zugriff auf den speziell für die Veranstaltung generierte QR-Code.

Darüber hinaus haben die Benutzer die Möglichkeit, ihr Ticket herunterzuladen, indem sie auf die Schaltfläche "Ticket herunterladen" klicken. Dies ermöglicht es ihnen, bequem eine digitale Kopie ihres Tickets für zukünftige Referenzen oder zum Ausdrucken zu erhalten, wenn erforderlich.

Das Ticket ist eine A4-PDF-Datei, die die Veranstaltungsdetails und den eindeutigen QR-Code enthält. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie es am Eingang der Veranstaltung vorlegen, um es von den Veranstaltungsplanern überprüfen zu lassen.

Die Registrierungen sind auf der Startseite der Anwendung und unter der Registerkarte "Veranstaltungen" sichtbar. Veranstaltungen mit Registrierungen werden zuerst in der Liste der verfügbaren Veranstaltungen aufgeführt, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen. Um sich von einer Veranstaltung abzumelden, können Benutzer auf die Schaltfläche "Abmelden" auf der Veranstaltungskarte klicken oder die detaillierte Ansicht für weitere Aktionen aufrufen. Die Art der Schaltfläche, die auf der Veranstaltungskarte angezeigt wird, zeigt dem Endbenutzer auch die Veranstaltungen an, bei denen bereits eine Registrierung besteht, aber auch die Veranstaltungen, bei denen eine Registrierung aussteht und die Schaltfläche "Anmelden" noch vorhanden ist.

Wenn eine Veranstaltung die maximale Kapazität erreicht hat und keine Anmeldungen mehr möglich sind, wird der Status "Ausgebucht" auf der Karte unter dem Abschnitt "Veranstaltungen anzeigen" angezeigt, um anzuzeigen, dass keine weiteren Registrierungen möglich sind.

Das Veranstaltungsfeature hat auch Auswirkungen auf den Check-in-Prozess im Büro. Benutzer können in Gebäuden, Stockwerke oder Zonen, die für Veranstaltungen reserviert sind, keinen Büro-Check-in erstellen, und es werden Warnmeldungen angezeigt. Benutzer können entweder ein anderes Gebäude/Etage oder eine andere Zone auswählen oder sich für die Veranstaltung anmelden, indem sie auf die Schaltfläche "Veranstaltungen" klicken.

• Wenn ein ganzes Gebäude für eine Veranstaltung gebucht ist:

• Wenn eine ganze Stockwerk für eine Veranstaltung gebucht ist:

• Wenn einige Zonen für eine Veranstaltung gebucht sind: