Kontakte

Der Kontakte-Bereich ist in drei Registerkarten unterteilt: Following, Followers und Teams.

Kolleg*innen folgen

Gehen Sie auf der Kontakte-Seite zur Registerkarte Following, um einer/einem Kollegenin zu folgen. Suchen Sie hier nach der Person, der Sie folgen möchten und drücken Sie die Schaltfläche Kollegen folgen. Die/der jeweilige Kollegein wird über die Anfrage benachrichtigt und hat dann die Möglichkeit, diese anzunehmen oder abzulehnen

Alle offenen Anfragen werden in dem Abschnitt Gesendete Anfragen angezeigt bis der Empfänger eine Aktion ausführt. Wenn die/der Empfängerin die Follow-Anfrage akzeptiert, wird der Namen dieser/s Benutzers/in im Abschnitt „Following“ angezeigt. Falls die/der Empfängerin die Follow-Anfrage ablehnt, wird die/der Absenderin über diese Aktion benachrichtigt und der Name dieser/s Benutzerin verschwindet aus der Liste der gesendeten Anfragen und wird in der Liste „Following“ angezeigt.

Auf Mobilgeräten werden die beiden Listen in zwei verschiedene Registerkarten mit denselben Namen aufgeteilt. Um Zugriff auf die gewünschten Informationen zu haben, müssen Sie eine der Registerkarten auswählen: Following oder Gesendete Anfrage.

Indem Sie Ihre Follow-Anfrage annehmen, gewähren Ihnen Ihre Kollegen Zugriff auf ihre Aktivitäten und ihren Status in der App. Genauer gesagt können Sie deren täglichen Check-ins sehen, indem Sie auf Sozialer Kalender zugreifen. Falls Ihre Kollegen ein privates Profil haben, ist deren Profil für Sie nicht länger privat, sobald sie Teil Ihrer folgenden Liste werden.

Followers

Die Registerkarte Follower auf der Kontakte-Seite zeigt alle Benutzerinnen an, die der/dem angemeldeten Benutzerin derzeit folgen, aber auch alle verfügbaren ausstehenden Anfragen. Die ausstehenden Anfragen kann die/der Benutzer*in annehmen oder ablehnen. Basierend auf den Benachrichtigungseinstellungen in Ihrem Profil werden Sie per E-Mail und/oder Push über alle ausstehenden Anfragen benachrichtigt.

Falls es mehrere ausstehende Anfragen gibt, haben Sie auch die Möglichkeit, alle zu akzeptieren, indem Sie auf die Schaltfläche Akzeptiere Alle klicken. Die ausstehenden Anfragen werden im Abschnitt Eingehende Anfragen angezeigt. Sobald eine Anfrage angenommen wurde, wird diese/r Benutzer*in nun Teil der Followers-Liste.

Die/der Benutzerin kann auch die zuvor bestätigten Followers entfernen, indem er/sie auf die Schaltfläche Entfernen neben dem entsprechenden Foto klickt. Sobald ein/eine Benutzerin aus der Liste entfernt wird, wird diese/r Kollege*in ebenfalls über diese Aktion benachrichtigt

Wie im vorherigen Abschnitt beschrieben ist auch das Followers-Menü auf Mobilgeräten in zwei verschiedene Registerkarten unterteilt, wodurch ein feiner „Schnitt“ zwischen der ausstehenden Eingehenden Anfrage und der Liste mit all Ihren Followern vorgenommen wird.

Nachdem Sie eine Follower-Anfrage von einem Ihrer Kolleg*innen angenommen haben und diese/r Benutzerin noch nicht Teil Ihrer Follower-Liste ist, wird neben den Namen der/s Benutzersin eine Schaltfläche Auch Folgen* angezeigt. Durch Drücken des Auch Folgen Buttons wird eine Follow-Anfrage an diese/n Benutzerin gesendet. Sobald auf die Schaltfläche geklickt wird, verschwindet sie und die Folgeanfrage und Benachrichtigung über diese Aktion wird an die/den Benutzerin gesendet. Um sie anzusehen, können Sie zur Registerkarte Following zurückkehren und die Anfrage unter Gesendete Anfragen* sehen.

Teams

Auf der Registerkarte Teams werden alle Teams angezeigt. Entweder gibt es die Teams, die von Ihnen als Benutzer erstellt wurden (Optionen Bearbeiten und Löschen sind aktiviert), oder Teams, in denen Sie von anderen Kolleginnen hinzugefügt wurden (Option Team verlassen verfügbar). Es besteht auch die Möglichkeit, ein neues Team zu erstellen, indem Sie einfach auf die Schaltfläche + Team Erstellen* klicken.

Erstellen Sie ein Team

Die Schaltfläche Team erstellen öffnet die Ansicht zur Teamerstellung, in der die Informationen Teamname und Teammitglieder hinzugefügt werden können. Der Teamname muss in der Anwendung einmalig sein. Falls ein anderes Team mit demselben Namen verfügbar ist, kann das neu hinzugefügte Team nicht gespeichert werden. Um Mitglieder zum Team hinzuzufügen, müssen die Namen der Kollegen in das Suchfeld eingegeben und die Schaltfläche Hinzufügen gedrückt werden.

Nach dem Speichern dieser Angaben wird das Team im Reiter Teams der Seite Kontakte angezeigt.

Die neu hinzugefügten Mitglieder haben nun den Status "bevorstehend", gekennzeichnet durch den Text „Bevorstehende Mitglieder“ und das gelbe Uhrensymbol, das an jedem Benutzerbild angebracht ist. Sie bleiben ausstehende Teammitglieder, was bedeutet, dass sie noch nicht Teil des Teams sind, bis sie die Anfrage zum Beitritt zum Team annehmen. Sobald die Anfrage akzeptiert wurde, haben sie nicht mehr den Status bevorstehend und können nun während des Team-Check-in-Prozesses eingecheckt werden. Solange der Status ausstehend bleibt, sind diese beim Erstellen eines Team-Check-ins nicht verfügbar. Wenn die Einladung abgelehnt wird, wird die/der Benutzer*in aus dem Team entfernt und ihre/seine Informationen sind nicht mehr sichtbar.

In jedem neu gegründeten Team gibt es immer einen festgelegten Team Owner, der die Autorität hat, das Team zu bearbeiten oder zu löschen. Als Eigentümer hast du die Flexibilität, die Eigentümerschaft zu ändern, Bearbeitungen vorzunehmen oder sie vollständig zu entfernen, wie in den folgenden Details beschrieben:

Team Owner ändern

Als Team owner hast du die Möglichkeit, die Eigentümerschaft auf einen deiner Kollegen zu übertragen, um sicherzustellen, dass das Team aktiv bleibt und einen Administrator hat, selbst wenn du zurücktrittst. Diese Option steht nur bestehenden Teammitgliedern zur Verfügung und kann nicht auf ausstehende Mitglieder übertragen werden.

Sobald die Eigentümerschaft erfolgreich übertragen wurde, erhält der ausgewählte Kollege eine Benachrichtigung über die Änderung, und du verlierst deine administrativen Rechte über das Team.

Um diese Aktion auszuführen, klicke einfach auf die Schaltfläche "Owner ändern" und wähle einen anderen aktiven Benutzer aus der Liste aus.

Bearbeitung eines Teams

Beim Bearbeiten eines Teams kann die/der Benutzer*in zwischen folgenden Optionen wählen: Hinzufügen neuer Mitglieder, Löschen von Mitgliedern oder Bearbeiten des Teamnamens:

Beim Hinzufügen einer/eines Benutzersin zu einem Team wird dieses Mitglied benachrichtigt. Die/der Mitarbeiterin hat dann die Möglichkeit, die Mitgliedschaft anzunehmen oder abzulehnen.

Durch Betätigen der Schaltfläche Löschen kann das entsprechende Teammitglied aus dem Team entfernt werden und wird über diese Aktion benachrichtigt.

Sobald alle Änderungen vorgenommen wurden, kann die Schaltfläche Speichern gedrückt werden und die Teaminformationen werden aktualisiert

Team löschen

Um ein ganzes Team zu löschen, sollte die dem Team entsprechende Schaltfläche Team löschen verwendet werden. Diese Funktion ist nur für die/den Ersteller*in des jeweiligen Teams verfügbar. Nach Bestätigung der Löschung wird das Team vollständig aus dem System entfernt und alle Benutzer, die die Beitrittsanfrage akzeptiert haben, werden nun über die Löschung benachrichtigt.

Eingehende Anfragen

Alle verfügbaren eingehenden Anfragen werden im oberen Bereich der Seite mit zwei Aktionsschaltflächen angezeigt: Team beitreten und Ablehnen.

Indem Sie zustimmen, dem Team beizutreten, wird dieses Team Teil Ihrer Teamlisten.

Auf Mobilgeräten gibt es außerdem eine Trennung auf zwei Registerkarten zwischen den aktiv verfügbaren Teams und den Eingehende Anfragen:

Auf allen Mobilgeräten ist im Kontakte-Bereich eine Verknüpfungsschaltfläche zum Sozialer Kalender sichtbar. Durch Drücken dieser Schaltfläche landen Sie direkt im Menü Kalender - Sozialer Kalender, wo alle Informationen über Ihre Kontakte überprüft werden können.

Gästeverwaltung

Falls der Benutzer die Rolle des Rezeptionsadministrators hat, wird ihm eine neue Registerkarte namens Gästeverwaltung unter Kontakte angezeigt. In diesem Abschnitt kann der Benutzer Gäste hinzufügen, indem er deren vollständigen Namen in das Eingabefeld eingibt und auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ klickt. Außerdem kann der Benutzer nach dem Namen eines Gastes suchen oder einen Eintrag löschen. Alle hinzugefügten Gäste bilden das Gästeteam des Benutzers. Falls der Rezeptionsadministrator während des Prozesses „Mitglieder verwalten“ eines bereits erstellten Check-ins neue Gäste hinzufügt, werden deren Namen ebenfalls in diesem Abschnitt angezeigt.

Hinter diesen Einträgen steht keine aktive E-Mail-Adresse. Es liegt in der Verantwortung des Rezeptionsadministrators, die Benutzer zu benachrichtigen, falls ein Check-in in ihrem Namen erstellt wurde.