Check-In
Funcționalitatea principală a aplicației este de a permite utilizatorilor să efectueze un check-in la birou. Pot face acest lucru fie făcând clic pe butonul Check-in de pe Pagina principală, fie accesând direct secțiunea Check-In din meniul principal.
Mai întâi, utilizatorul trebuie să aleagă clădirea dorită. O clădire poate fi marcată ca favorită făcând clic pe simbolul inimii afișat în colțul din dreapta sus.
După acest pas, utilizatorul este direcționat către un ecran unde poate seta detaliile pentru check-in. Pentru a crea un check-in, utilizatorul trebuie să aleagă o zi din calendar. După alegerea unei zile, utilizatorul poate face check-in pentru întreaga zi de lucru (8 ore) sau alege un interval de timp. Utilizatorul are posibilitatea de a selecta ora de începere și ora de încheiere a check-in-ului apăsând butonul Interval de timp. Pentru a alege ora dorită, utilizatorul trebuie să deruleze în sus și în jos în căsuțele cu intervalele de ore și minute (pe desktop, el/ea poate face clic direct pe ora/minutul dorit). Dacă utilizatorul alege o oră din ziua calendaristică următoare, data de încheiere a check-in-ului va fi actualizată automat în câmpul intitulat Dată de încheiere. Intervalul de timp ales poate avea o durată minimă de 1 minut și o durată maximă de 24 de ore.
Intervalul de timp selectat se referă la fusul orar al clădirii (de exemplu, dacă clădirea este setată în fusul orar Europa / Berlin, atunci se va crea un check-in de la 09:00 până la 18:00 în clădirea respectivă, luând în considerare acest interval, indiferent de fusul orar în care se află utilizatorul).
Când utilizatorul intră pentru prima dată în aplicație și merge la procesul de check-in și deschide selectorul de interval de timp, poate fi observat butonul „Setați acest interval ca implicit”. Acest buton rămâne afișat până când utilizatorul dă clic pe acesta și salvează un interval de timp implicit, după care dispare. De asemenea, utilizatorul poate configura un interval de timp preferat pentru check-in-uri sau poate modifica un interval de timp deja salvat în secțiunea „Profilul meu”.
Pe dispozitivele mobile, informațiile sunt afișate într-o secțiune care glisează din partea de jos a dispozitivului:
După selectarea intervalului de timp, utilizatorul are posibilitatea de a seta detaliile pentru o serie de check-in recurent, putându-și rezerva un loc pentru mai multe zile sau chiar o lună în viitor. Apăsând butonul Faceți intrare recurentă, se deschide o fereastră pop-up. Aici, utilizatorul poate selecta numărul de săptămâni pentru recurență, care depinde de setarea datei de check-in stabilită de administratorul clădirii (implicit este de o săptămână, iar maximul este de 4 săptămâni) și poate selecta zilele săptămânii în care dorește să creeze check-in-urile. Utilizatorul poate vedea și data până la care recurența este valabilă. După ce faceți clic pe butonul Aplică, caseta Faceți intrare recurentă va conține perioada de recurență și un "coș de gunoi", care permite utilizatorului să șteargă setările de recurență. Seria de check-in recurent poate fi creată numai pentru check-in-uri unice.
Pe dispozitivele mobile, setările de recurență sunt afișate într-un sertar:
Dacă nu puteți vedea butonul "Check-In Recurent", este pentru că administratorul clădirii a dezactivat funcția de înregistrare recurentă. Acest lucru înseamnă că nu veți mai putea crea rezervări recurente în acea clădire.
Dacă utilizatorul nu dorește să creeze check-in-uri recurente, el/ea are opțiunea de a efectua check-in-ul fie singur, fie ca parte a unei echipe. Dacă utilizatorul dorește să efectueze un check-in de grup, el/ea poate să facă clic pe butonul Echipă de lângă butonul Singur. Selectarea check-in-ului de echipă implică alegerea tipului de check-in (birou, recreere sau cantină) și a echipei.
În cazul în care utilizatorul face parte din mai multe echipe de proiect, o listă îi va permite să vizualizeze și apoi să selecteze echipa dorită. După alegerea echipei, va fi afișată o listă cu toți membrii din acea echipă, permițându-i utilizatorului să aleagă câte un coleg pe rând pentru a începe procesul de check-in de grup.
Pe dispozitivele mobile, informațiile sunt afișate într-o secțiune care glisează din partea de jos a dispozitivului:
În cazul în care utilizatorul are rolul de administrator al recepției, acesta va avea posibilitatea de a crea check-in-uri pentru oaspeții săi. Fluxul este similar cu cel asociat cu check-in-ul echipei, prezentat mai sus. Adică administratorul va vedea toți membrii creați ca parte a echipei sale de oaspeți și va avea posibilitatea de a plasa unul câte unul, fiecare membru, pe pinurile verzi disponibile pe planul zonei și ulteriror să urmeze toti pașii necesari creării unui check-in.
Utilizatorul are posibilitatea de a filtra locurile pe baza unui set de echipamente preferate asociate acelei clădiri. Făcând clic pe butonul „Filtrați după echipament”, el/ea poate selecta de la unul la toate echipamentele existente și apoi va putea naviga doar la acele etaje și zone din clădire care au echipamentul selectat atașat la locuri. Mai mult, în modal, utilizatorul poate căuta după un tip sau denumire de echipament.
Pe dispozitivele mobile și tablete, informațiile sunt afișate într-un sertar:
La nivelul clădirii, dacă nu există niciun echipament căutat pe un etaj, podeaua este gri. La nivelul podelei, zonele care nu conțin echipamentul căutat sunt gri. La nivel de zonă, locurile care nu au atașat echipamentul căutat sunt gri.
Chips-urile cu echipamentul selectat vor fi vizibile la fiecare nivel al procesului de navigare pentru a arăta utilizatorului criteriile după care a fost făcută selecția. Utilizatorul are posibilitatea de a șterge toate filtrele făcând clic pe butonul „Șterge toate filtrele”.
După selectarea unui nivel și a unei zone, utilizatorul final poate începe să facă clic pe pinurile disponibile pentru a alege un anumit loc. Într-o clădire de birouri, există trei tipuri de locuri: loc de muncă normal în birou (simbol laptop), loc în cantină (simbol ceașcă de cafea) și loc în sala de recreere (simbol de jocuri).
Unii utilizatori au alocate deja anumite locuri, ceea ce înseamnă că administratorul de alocare a configurat un loc exclusiv pentru fiecare dintre ei. În acest caz, apăsarea butonului Check In, fie din filele meniului, fie din pagina de pornire, va redirecționa utilizatorul direct către zona în care are un loc alocat. Locul este, de asemenea, preselectat pentru check-in; utilizatorul trebuind doar să ajusteze data și intervalul de timp dorit pentru a crea un check-in. Un utilizator care are un loc alocat își poate schimba locul dorit pentru check-in în orice moment selectând un alt loc de pe harta zonei. De asemenea, utilizatorul poate naviga la alte clădiri/niveluri/zone selectând unul dintre linkurile de deasupra hărții în cazul versiunii desktop, sau făcând clic pe butonul "Mergi la clădiri" în cazul dispozitivelor mobile.
Locurile alocate sunt marcate pe hartă cu un simbol cheie pentru a informa utilizatorii despre acest tip special de loc. În plus, locurile alocate afișează, de asemenea, o culoare specifică atribuită de administratorul de alocare pentru a diferenția locurile dedicate specific anumitor departamente. Dacă locul este alocat deja cuiva, avatarul utilizatorului respectiv apare în locul simbolului cheie, pentru a marca și persoana căreia i-a fost atribuit (excepție, în acest caz, sunt profilurile private în care se afișează numai substituentul imaginii). În cazul în care utilizatorul selectează un loc nealocat sau un loc alocat acestuia, utilizatorul poate vizualiza echipamentul pus la dispoziţie și poate continua procesul de rezervare (check-in).
Persoanele cu nevoi speciale au opțiunea de a face check-in în locurile dedicate acestora, care sunt marcate cu simbolul scaunului cu rotile.
În plus, o zonă poate fi atribuită unei echipe specifice. Locurile din acea zonă care sunt alocate echipei sunt, de asemenea, marcate cu un simbol cheie. Dacă un utilizator este membru al echipei atribuite, acesta poate selecta unul dintre locurile disponibile și poate continua cu procesul de înregistrare. Cu toate acestea, dacă utilizatorul nu face parte din echipă, după ce apasă pe un loc, acesta va întâmpina un mesaj pop-up care precizează că locul este deja atribuit echipei "Nume", așa cum se vede mai jos:
După ce utilizatorul s-a decis în ce loc din planul de nivel doreşte să facă rezervarea (check-in), acesta trebuie să apese butonul Continuați la Check-In pentru ca procesul de rezervare să poată continua.
Înainte de confirmarea finală, utilizatorul poate vizualiza detaliile înregistrării sale pe o pagină de rezumat. În cazul unui check-in în echipă, utilizatorul are posibilitatea de a șterge colegii selectați anterior. Dacă funcția de parcare este disponibilă și check-in-ul este unul de birou, după apăsarea butonului Check In va apărea o fereastră pop-up de confirmare care va întreba utilizatorul dacă dorește să continue crearea unui check-in de parcare. În caz contrar, după apăsarea butonului Check In, va apărea un mesaj de succes. Înregistrarea creată va fi vizibilă pe prima pagină sub fila Înregistrări viitoare și pe pagina Calendar, sub fila Calendarul meu.
În cazul check-in-urilor recurente, utilizatorul poate vedea intervalul de timp selectat și zilele săptămânii în care dorește să creeze seria recurentă. După apăsarea butonului Check In, dacă nu există probleme de recurență, va apărea și aici fereastra de succes (utilizatorul va avea posibilitatea de a continua cu parcarea recurentă)/toaster. În caz contrar, va fi prezentă o nouă secțiune pe vizualizarea rezumatului, care conține Conflicte de recurență, mai exact locurile care nu pot fi rezervate din cauza problemelor de ocupare. În acest pas, utilizatorul are posibilitatea de a schimba acele locuri făcând clic pe butonul Schimbați locurile, sau le poate ignora făcând clic pe butonul Ignorați-le pe toate.
Dacă utilizatorul a creat deja unele check-in-uri pentru viitor care interferează cu seria recurentă, în vizualizarea rezumatului Check-In-ului, el/ea va vedea o nouă secțiune numită Check-in-uri deja create, care conține o listă de check-in-uri cu datele și locurile rezervate.
Dacă utilizatorul face clic pe butonul Ignorați-le pe toate, va apărea fereastra pop-up/toaster.
Dacă utilizatorul dă clic pe butonul Schimbați locuri, el/ea poate naviga prin probleme și le poate rezolva ignorând-le sau alegând un alt loc.
După rezolvarea tuturor conflictelor, utilizatorul va putea vedea locurile modificate și problemele ignorate în rezumat, iar butonul Check In va deveni activ. Apăsându-l, va apărea pop-up-ul/toaster-ul de succes.
Utilizatorul va putea vedea înregistrările sale recurente în secțiunea Check-In-urile mele viitoare și în fila Calendarul meu.
O caracteristică suplimentară este rezervarea unei parcări. Această posibilitate este disponibilă dacă administratorul o activează. Fluxul de rezervare a locurilor de parcare este similar cu fluxul de check-in și urmează aceleași reguli. O diferență este că opțiunea de check-in în echipă nu este disponibilă pentru check-in în parcare. În cazul în care utilizatorul are rolul de administrator recepție, acesta poate crea check-in-uri de parcare pentru invitații săi. Administratorul recepției poate folosi locurile de parcare speciale marcate ca locuri pentru „oaspeți” pentru a crea check-in-uri de parcare pentru cei externi sau poate folosi locurile de parcare normale care sunt disponibile pentru toți angajații. Angajații pot rezerva doar locurile normale de parcare, dar oaspeții pot fi înregistrați în ambele tipuri de locuri.
Un check-in de parcare este confirmat dacă locul de muncă asociat este confirmat de către utilizator. Toate cardurile de parcare din secțiunea Activitatea de astăzi nu vor conține butonul Confirmare deoarece nu pot fi confirmate separat de biroul asociat.
Dacă un utilizator este deja înregistrat pentru data și intervalul de oră selectat, atunci când faceți clic pe un alt loc, va fi afișată fereastra pop-up pentru introducerea fluxului de editare a check-inului:
După ce face clic pe Editează, utilizatorul va fi direcționat către fluxul de editare. Acest flux este foarte asemănător cu cel de check-in, cu excepția faptului că permite utilizatorului să modifice doar data, intervalul orar sau locul unui check-in.
Atunci când faceți clic pe Arată modificările, se afișează un rezumat, așa cum este descris mai sus, care indică modificările pe care utilizatorul le-a făcut la check-in-ul existent. Dacă se face clic pe Salvează modificările, check-in-ul va fi actualizat, iar noile sale informații vor fi afișate în aplicație.
Marchează o zonă ca favorită
În cadrul procesului de check-in, în timp ce te afli pe harta unei zone specifice, ai opțiunea de a o desemna ca favorită. Prin selectarea unei zone ca favorit, simplifici procesul de check-in, fiind direcționat automat către acea zonă specifică și evitând necesitatea de a selecta manual clădirea, etajul și zona în timpul procesului de check-in. Zona favorită desemnată va fi afișată și în mod convenabil în secțiunea "Gestionează profilul". Pentru a elimina o zonă favorită, poți utiliza fie butonul desemnat din zona hărții numit "Nefavorită", fie iconița "coș de gunoi" din secțiunea "Gestionează profilul".
Check-In cu ajutorul unui cod QR
Simplificați procedura dvs. de înregistrare la birou cu funcționalitatea de scanare a codului QR. Dacă funcția este activată de administratorul clădirii, utilizatorii pot acum să își facă check-in fără efort la birou, scanând un cod QR poziționat convenabil pe birou. Această funcție a fost proiectată pentru a optimiza procesul de check-in, oferind o experiență îmbunătățită pentru utilizatori.
Iată o ilustrație a unui autocolant pentru loc:
Procesul este simplu și presupune capturarea codului QR cu camera smartphone-ului dvs. Acest lucru vă va ghida imediat prin procesul de check-in, unde detaliile esențiale sunt deja precompletate pentru comoditatea dvs. Locul desemnată este selectat, iar intervalul de timp pentru înregistrare este setat automat să înceapă cu ora următoare cea mai apropiată de ora curentă. De asemenea, ora de check-out se aliniază cu ora dvs. de sfârșit implicită, setată de dvs.din meniul de setări.
Dacă locul selectat nu este disponibil pentru check-in din cauza unor factori precum ocuparea de către un coleg, alocarea către alte persoane, eliminarea din aplicație de către administratorul clădirii a locului sau alte motive, utilizatorii vor primi o fereastră pop-up. Această fereastră pop-up va oferi informații despre excepție și îi va îndruma pe utilizatori în privința pașilor corespunzători de urmat.