Managementul spaților de birou - Administrator clădire

Adăugați o clădire nouă

Utilizatorii care au rolul de Administrator de Clădiri/Administrator de Alocare au acces la o functionalitate suplimentară în meniu, Workplace Management, unde se poate face întreaga gestionare a clădirii. În cazul în care utilizatorul are doar rolul de administrator de alocare, această funcționalitate este vizibilă în cazul în care acesta a fost numit administrator pentru cel puțin o zonă activată. La accesarea acestui element din meniu, sunt afișate toate clădirile care sunt gestionate de administrator. În funcție daca funcționalitatea de parcare este activată de administrator, sunt disponibile una sau două secțiuni: una pentru clădirile de birouri și una pentru parcări. Toți pașii necesari pentru crearea unei clădiri de birouri sunt de asemenea aplicabili la crearea unei parcări.

Pentru a modela complet o clădire în aplicație, a fost considerată următoarea ierarhie:

Clădire
Etaj
Zonă / Birou
Spațiu de lucru / Spațiu de parcare

Adăugați informații despre clădire

Prin apăsarea butonului Adaugă birou / Adaugă parcare, se începe procesul de adăugare a unei noi clădiri în aplicație. Pagina care se deschide conține trei secțiuni (Detalii birou/parcare, Echipament și Etaje), însă inițial doar detaliile clădirii sunt accesibile până la apăsarea butonului Salvează. După caz și cel de-al patrulea meniu va fi disponibil si anume cel dedicat alocării de locuri.

Pentru o clădire se pot adăuga următoarele informații:

Numele clădirii
Orașul în care se află clădirea
Status - schiță sau public, în funcție de stadiul configurării. Prin "schiță" se înțelege o clădire care nu este încă vizibilă pentru utilizatorul aplicației
Adresa clădirii
Administratori - implicit numele creatorului clădirii va apărea aici. Există, de asemenea, posibilitatea de a adăuga mai multe persoane ca administratori prin simpla introducere a numelor lor și adăugarea lor în listă
Fotografie - fotografie sugestivă pentru clădire
Confirmarea check-in-ului - prin activarea acestei funcții, tuturor utilizatorilor li se va cere să confirme toate înregistrările de la birou pentru a nu-și pierde locul rezervat.

Dacă respectiva căsuță nu este bifată, toate înregistrările vor fi validate automat de către sistem. Confirmarea se poate face până la o jumătate de oră după ora de începere a check-in-ului
Check-In recurent: această funcție este activată automat pentru toate clădirile din aplicație, indiferent dacă acestea sunt nou create sau deja existente. Dacă doriți să dezactivați această funcție, puteți debifa indicatorul, ceea ce va duce la eliminarea butonul "Check-in Recurent" din fila de Check-In. În acest caz, utilizatorii vor putea face doar rezervări pe zi și nu vor mai putea crea înregistrări recurente.
Setarea datei de check-in (în zile): administratorul clădirii poate seta numărul maxim de zile în viitor până la care un angajat poate crea un check-in (de exemplu, dacă numărul este setat la 3 zile, utilizatorii nu pot efectua un check-in pentru o dată aleasă începând cu a patra zi din viitor)
Durata de check-in (în ore): administratorul clădirii are posibilitatea de a seta durata în ore a unui singur check-in. El / Ea poate stabili o zi normală de lucru de 8 ore sau poate da alte valori care trebuie să fie mai mari de 1 și mai mici de 24
Informații despre clădiri: administratorii clădirilor au acum posibilitatea de a adăuga informații despre clădiri, sub formă de „regulile casei”, care pot fi de ajutor utilizatorilor. În cazul în care o clădire are acele informații disponibile, pe fiecare cartonaș de clădire va apărea un simbol „i” pentru a simboliza existența acestei caracteristici. În această casetă de text, administratorul poate scrie text simplu sau poate adăuga link-uri către alte pagini web.
Fus orar - este configurabil pentru fiecare clădire de birouri și va determina fusul orar în care se vor face toate înregistrările

După apăsarea butonului Salvează, noua clădire este stocată în aplicație și configurarea poate continua în următoarele secțiuni.

Aceleași câmpuri se vor completa și în cazul creării unei clădiri de parcări, mai puțin funcționalitatea de Confirmare, care nu se aplică acestui tip de clădire.

Adăugați echipamente

Al doilea pas în procesul de creare a unei clădiri este cel de adăugare de echipament. Administratorul de clădire poate să adauge, să editeze sau să șteargă echipamentele.

Următoarele detalii pot fi adăugate pentru echipamente:

Nume
Descriere
Icoană - icoana cea mai apropiată care poate să descrie echipamentul
Echipament standard - la selectarea acestei opțiuni, echipamentul este preselectat la crearea fiecărui spațiu de lucru în clădire

Prin apăsarea butonului Salvează, noul echipament este adăugat la lista de echipamente disponibile. Pentru a adaugă mai multe echipamente, Administratorul de sistem va apăsa butonul ADAUGĂ ECHIPAMENT.

Același proces este aplicabil și în cazul clădirilor de parcări dacă se dorește adăugarea de echipamente (e.g. stații de încărcare pentru mașini electrice).

Adăugați etaje la clădire

A treia secțiune din meniul de creare a clădirilor permite adăugarea de etaje, iar mai apoi de zone și spații de lucru.

Procesul începe prin adăugarea unui etaj la clădire. Următoarele informații pot fi adăugate: Nume, Nivel și Plan. Prin apăsarea butonului Salvează etajul va fi salvat.

Adăugați informații despre zonă / birou la planurile de etaj

Un etaj poate fi împărțit în mai multe zone / birouri. Acest pas suplimentar permite utilizatorului să vizualizeze mai ușor informațiile despre spațiul de lucru / parcare pe dispozitivele mobile. O zonă ar trebui considerată ca fiind cel mai scăzut nivel la care un utilizator ar trebui să navigheze pentru a putea rezerva cu ușurință un loc. O zonă de asemenea poate să fie văzută ca si un birou. Pentru a adăuga o zonă nouă, trebuie doar să apăsați pe noul etaj creat, oriunde doriți să poziționați zona.

Pentru a crea o zonă nouă, administratorul clădirii ar trebui să selecteze tipul zonei (Liber/Alocat), să adauge un nume pentru zonă, să decidă dacă zona este Activată/Dezactivată și să încarce planul (fotografia) zonei. Opțiunea Activat înseamnă că zona va fi vizibilă pentru utilizatorul final. Opțiunea Alocat, atunci când este activată, necesită o listă de administratori de alocare, care să conțină persoanele care își vor asuma responsabilitatea pentru alocările de locuri viitoare. De asemenea, atunci când o zonă este alocată, fiecare loc nou creat în cadrul ei va avea, în mod implicit, starea setată la Alocat. Pentru o zonă alocată, administratorul clădirii are posibilitatea să aleagă o culoare introducând un cod HEX sau selectând-o pur și simplu din paleta de culori sugerată, și toate locurile create în acea zonă vor moșteni culoarea aleasă (verdele este culoarea implicită dacă nu este aleasă nicio culoare pentru o zonă alocată).

În plus, o zonă poate fi alocată exclusiv unei echipe anume, asigurându-se astfel că doar membrii echipei pot crea înregistrări pentru locurile din acea zonă. Pentru a aloca o zonă unei echipe, administratorul clădirii poate căuta echipa dorită după nume. Țineți cont că toate echipele create în întreaga companie vor apărea în rezultatele căutării, așadar este important să alegeți echipa corectă. Zonele cu o alocare de echipă existentă nu vor mai fi vizibile în secțiunea "Gestionează Alocarea", deoarece asignarea a fost deja finalizată.

După ce faceți clic pe butonul Creare, administratorul clădirii poate vedea simbolul de alocat (simbolul cheii) și culoarea aleasă, în cazul în care este o zonă alocată sau un pin de culoare verde, în cazul în care este o zonă liberă, urmată de numele zonei. Administratorul clădirii are și posibilitatea de a edita/șterge o zonă.

Pentru a repoziționa această zonă ca un pin pe planul etajului (acesta va fi folosit ca element pe care se poate face clic pentru ca utilizatorii să navigheze la acest nivel), apăsați butonul ARANJAȚI PIN-URILE din colțul din dreapta sus al planului de etaj. Acest lucru transformă ecranul într-un nou mod de Editare în care administratorul clădirii poate muta pur și simplu pinul, cu Drag and Drop, în locația dorită. Faceți clic pe același buton, care acum se numește SALVAȚI POZITIA PIN-URILOR pentru a vă păstra setările noi, așa cum sunt afișate în exemplul de mai jos:

Adăugați spații de lucru în zone

Odată ce zonele au fost create, administratorul clădirii poate continua cu adăugarea de locuri pe hartă. Pentru a face acest lucru, trebuie urmați câțiva pași.

Administratorul clădirii trebuie să facă clic pe zona selectată, oriunde dorește să poziționeze locul. În fereastra pop-up deschisă, administratorul clădirii poate vedea numele zonei/departamentului, culoarea și simbolul "alocat", în cazul în care este vorba despre un loc asignat. În prima secțiune, administratorul clădirii poate alege dacă dorește să creeze un loc liber sau alocat. Administratorul poate crea spații libere în zonele alocate și locuri alocate în zonele libere, starea implicită a locurilor fiind moștenită de la nivelul zonei respective. Administratorul clădirii poate, de asemenea, să atribuie un număr locului respectiv și să specifice numele zonei (numele biroului) în care este creat locul. Numele/numărul biroului/camerei este asociat unui loc și, prin urmare, trebuie introdus de fiecare dată când este creat un loc nou sau când este editat un loc deja creat.

În plus, numerele locurilor în cadrul unei singure zone nu trebuie să fie unice. Acest lucru înseamnă că pot exista mai multe locuri care au același număr, cum ar fi două sau trei locuri cu numerotare identică.

În cea de-a doua secțiune, administratorul clădirii trebuie să aleagă tipul locului pe care dorește să-l creeze: loc de muncă, în cantină sau loc de recreere. Cantina și locurile de recreere nu pot fi alocate unor anumiți angajați, acestea rămânând libere. Un loc nou poate avea următoarele proprietăți activat/dezactivat: activat însemnând că va fi vizibil pentru utilizatorul final. Opţiunea Persoane cu dizabilități marchează un loc ca fiind special amenajat pentru persoanele cu dizabilități. Activând această opţiune, utilizatorii finali vor vedea un pin cu simbolul scaunului cu rotile, ceea ce indică faptul că locul trebuie să fie ocupat doar de persoanele cu nevoi speciale.

Administratorul clădirii poate specifica și echipamentul asociat unui locul nou creat. Echipamentul standard este inițial preselectat, dar selecția poate fi modificată atât prin eliminarea echipamentului standard, cât și prin adăugarea altor echipamente.

Pentru locurile de parcare, administratorul clădirii are posibilitatea de a alege fie un loc de parcare normal, fie unul cu posibilitate de încărcare electrică, fie unul dedicat exclusiv oaspeților ( persoane fără profil de angajat). În cazul selectării tipului locului de încărcare electrică, administratorul clădirii poate specifica tipurile de prize disponibile pentru acel loc.

Apăsarea butonului Adaugă va crea locul de muncă. Pentru a șterge un loc de muncă deja creat, administratorul clădirii trebuie să facă clic pe acesta și apoi să apese butonul Șterge din secțiunea Editare loc de muncă.

Pentru a repoziționa un loc de muncă/parcare ca un pin pe plan de zonă (acesta va fi folosit ca element pe care se poate face clic pentru ca utilizatorii să navigheze la acest nivel), apăsați butonul ARANJAȚI PIN-URILE din colțul din dreapta sus al planului de zonă. Acest lucru transformă ecranul într-un nou mod de Editare în care administratorul clădirii poate muta pur și simplu pinul de loc, cu Drag and Drop, în locația dorită. Faceți clic pe același buton, care acum se numește SALVAȚI POZITIA PIN-URILOR pentru a vă păstra noile setări, așa cum sunt afișate în exemplul de mai jos:

Repetați pașii de mai sus pentru adăugarea oricărui număr de spații de lucru pe hartă.

Vă rugăm să vă asigurați că a fost creat cel puțin un loc înainte de a face clădirea publică angajaților. În caz contrar, acel etaj/zonă nu va fi vizibil pentru utilizatorul final, deoarece nu conține locuri care pot fi rezervate.

Program de întreținere a zonelor

În cazul în care o zonă devine temporar indisponibilă, există o funcție utilă care vă permite să programați perioada de mentenanță pentru o perioadă specifică de timp. Acest lucru se poate realiza prin intermediul butonului "Întreținere", situat în segmentul dedicat administrării zonei. Apăsând acest buton, va apărea o fereastră pop-up care conține un selector de intervale de date. Puteți apoi selecta datele de început și de sfârșit ale perioadei de întreținere programate. Odată ce intervalul de date a fost selectat, acesta va apărea sub secțiunea ce reprezintă lunile respective, iar o opțiune "Ștergere" va fi disponibilă pentru ștergerea intervalului de întreținere.

Vă rugăm să rețineți că stabilirea unui program de întreținere va duce la ștergerea tuturor cgeck-in-urilor, inclusiv a înregistrărilor pentru evenimente, care se suprapun cu intervalul de timp selectat, iar utilizatorii vor fi notificați corespunzător despre acest lucru. În plus, este important să rețineți că în timpul perioadei de întreținere, înregistrările nu vor fi posibile în zona afectată.

Gestionarea Alocărilor

Fila Gestionare Alocare este vizibilă pentru utilizatorii care au rolul de administrator de alocare pentru cel puțin o zonă dintr-o clădire. Sub această secțiune sunt afișate toate clădirile pentru care aceste persoane au rolul de administratori de alocare. Făcând clic pe butonul Configurare al unei clădiri, se va afișa o listă cu toate nivelurile care conțin cel puțin o zonă alocată. Atunci când alege un nivel, administratorul de alocare poate vedea zonele care i-au fost atribuite lui, și după ce face clic pe o zonă, acesta navighează la o nouă filă în care poate începe procesul propriu-zis de alocare.

În partea dreaptă a ferestrei, administratorul de alocare poate vedea harta zonei cu pinurile pentru locurile blocate și locurile deja alocate. În partea stângă, există un câmp de căutare, în care administratorul poate căuta angajații pe care doreşte să-i aloce. Există, de asemenea, Lista Alocărilor, care conține toate alocările efectuate în acea zonă. Un angajat poate avea un număr maxim de două locuri alocate, unul pentru o clădire de birouri și unul pentru o parcare. Lista Alocărilor poate fi descărcată sub forma unui fișier CSV făcând clic pe butonul Descărcare listă.

Sunt două moduri prin care administratorul de alocare poate aloca un loc unui angajat: primul mod, în care mai întâi face clic pe un pin cu simbolul blocat și apoi caută un angajat în câmpul de căutare, sau al doilea mod, în care caută mai întâi un angajat și apoi face clic pe pinul dorit. După ce locul respectiv a fost alocat unui angajat, un nou card este adăugat în Lista de Alocări, iar imaginea angajatului este vizibilă pe harta zonei. În plus, angajatul este notificat cu privire la această alocare prin e-mail și își poate vedea locurile alocate în secțiunea Profilul Meu.

Mecanismul de ştergere a unei alocări este și el bidirecțional. Administratorul de alocare poate face clic pe simbolul de ștergere atașat fiecărui card din Lista de Alocări sau poate doar să facă clic pe pinul corespunzător din harta zonei. După ce alocarea unui angajat este eliminată, angajatul este notificat prin e-mail de ștergerea alocării.

Pe telefonul mobil, informațiile sunt vizibile în două tab-uri: Hartă de Alocărilor și Listă de Alocări. După ce un angajat a fost alocat unui loc disponibil pe harta zonei, numele său va fi vizibil în Lista de Alocări. Un marcator este vizibil lângă numele celui de-al doilea tab, afișând de fiecare dată numărul de angajați adăugați.

Gestionează check-in-urile

Meniul "Gestionează Check-In-urile" permite administratorului clădirii să șteargă check-in-urile angajaților/invitaților care nu sunt prezenți la birou din motive personale/medicale, astfel încât spațiile să devină din nou disponibile pentru rezervare. Afișarea implicită arată check-in-urile de astăzi, confirmate și cele în așteptare, ale tuturor angajaților, dar administratorul are suplimentar și opțiunea să caute după numele angajaților și poate chiar și naviga în calendar zi cu zi.

Lista de utilizatori afișată conține toate detaliile check-in-ului și un buton de ștergere. La apăsarea acestuia, apare un pop-up care îl solicită administratorului să precizeze motivul ștergerii (dacă check-in-ul selectat nu este pentru un invitat). Introducerea unui motiv este obligatorie. După ștergere, se trimite o notificare utilizatorului, iar administratorul vede un mesaj de succes.

Editați o clădire existentă

Toate informațiile adăugate de administratorul clădirii la crearea unei noi locații pot fi editate. Această opțiune este disponibilă pe oricare dintre nivelurile menționate în secțiunea Adăugați o clădire nouă. Intrarea în modul Editare permite administratorului clădirii să schimbe toate proprietățile pe care le-a setat anterior în timp ce creează noua locație, inclusiv numele, adresa, imaginile, locația pinurilor. Pentru a accesa această opțiune, apăsați butonul Configurare și începeți să modificați informațiile din secțiunea Detalii birou și apoi apăsați butonul Salvare pentru a modifica clădirea. Pentru secțiunea Echipamente și Etaje există un buton/simbol de Editare dedicat care trebuie apăsat pentru a intra în modul de editare. Apăsați Anulare pentru a reseta modificările. Același proces se aplică și spațiilor de parcare.

Eliminați planurile de etaj

Toate informațiile adăugate de administratorul clădirii la crearea unei noi locații pot fi șterse. Această opțiune este disponibilă pe oricare dintre nivelurile menționate în secțiunea Adăugați o clădire nouă. Intrarea în modul Editare și apăsarea butonului Ștergere permite administratorului clădirii să elimine informațiile de nivel corespunzătoare. Același proces se aplică și în cazul clădirilor de parcări.

Check-In folosind QR coduri

Administratorii clădirii au capacitatea de a produce Etichete pentru Locuri personalizate pentru birourile fizice amplasate în incinta biroului. Aceste etichete pentru locuri cuprind detalii referitoare la locul specific, incluzând informații esențiale precum clădirea, etajul, zona, numele camerei și numărul locului. În plus față de aceste detalii de locație, eticheta pentru loc conține și un cod QR. Acest cod QR servește ca un mijloc convenabil pentru inițierea rapidă a procesului de check-in prin scanarea ușoară, îmbunătățind astfel eficiența utilizatorilor.

Aceasta introduce o opțiune facilă de check-in pentru angajați, facilitată prin scanarea codurilor QR afișate pe aceste etichete. Utilitatea acestei funcții se extinde la diverse categorii de locuri, incluzând locuri în birouri, locuri de parcare, locuri de tip cafeteria, locuri de tipul zone de recreere și locuri alocate. Administratorii clădirii au dreptul deplin de a alege locurile specifice pentru care să se genereze etichete cu coduri QR.

Administratorii clădirii ar trebui să țină cont că orice ajustări ale configurației fizice a clădirii, cum ar fi relocarea sau înlăturarea biroului, impun emiterea și înlocuirea etichetelor cu QR cod deja existente pe locuri. De asemenea, este important ca în situațiile în care un pin pentru un loc este eliminat din aplicație, eticheta fizică corespunzătoare să fie îndepărtată din locația sa fizică desemnată. Această măsură proactivă este indispensabilă pentru a evita orice inconveniențe pentru angajați, care altfel ar putea întâmpina mesaje de eroare atunci când încearcă să scaneze un cod QR care nu mai corespunde unui pin de loc activ.

Cum să obțineți Etichetele pentru Locuri din aplicație:

Există opțiunea de a obține toate codurile QR dintr-o zonă făcând clic pe butonul "Toate codurile QR" situat sub Managementul Spaților de Lucru - Editare Zonă. Aceasta va deschide o fereastră nouă (meniul de imprimare al browserului) în care toate etichetele sunt prezente și pot fi imediat tipărite sau salvate ca fișier PDF:

O altă opțiune este de a tipări eticheta pentru fiecare loc în parte. În acest caz, administratorul clădirii trebuie să facă clic pe un pin pentru un loc, să intre în ecranul de editare pop-up și apoi să utilizeze butonul "Cod QR" din colțul din dreapta sus:

Abordare optimală pentru tipărirea Etichetelor pentru Locuri

Pentru rezultatele cele mai eficiente și profesionale, recomandăm să utilizați serviciile unei tipografii pentru tipărirea codurilor QR. Tipografiile oferă hârtii special concepute pentru aderență la suprafețe. Pentru a spori ușurința de utilizare în timpul procesului de tipărire, fiecare etichetă are un contur distinct delimitat printr-un bord gri. Această delimitare ajută personalul tipografiei să folosească ghilotina pentru tăierea ușoară și precisă a etichetelor. Prin valorificarea expertizei și a instrumentelor disponibile într-o tipografie, puteți asigura producerea etichetelor cu cod QR de înaltă calitate și precis realizate.