Managementul evenimentelor

Evenimentele sunt o caracteristică importantă care permite utilizatorilor cu rolul special de "Organizator de evenimente" să programeze și să administreze activități de tipul unor evenimente într-o clădire sau într-un loc extern companiei. La stabilirea unui eveniment, utilizatorul ar trebui să ia în considerare următoarele informații de bază:

• Evenimentele au cea mai mare prioritate dintre toate tipurile de check-in-uri. La crearea unui eveniment, toate check-in-urile existente în zonele și etajele selectate vor fi șterse, iar utilizatorii vor fi notificați cu privire la această acțiune.
• Un eveniment poate avea loc într-o singură clădire de birouri, dar poate fi extins pe mai multe etaje și zone din cadrul acelei clădiri.
• Evenimentele pot fi planificate și în afara clădirilor companiei, în alte locații care nu necesită planuri de locuri (ex. piațete, cluburi, localuri etc.)
• Evenimentele pot fi programate pe o durată maximă de 24 de ore. Dacă același eveniment se propagă pe mai multe zile, evenimentul original cu toate informațiile atașate poate fi duplicat pentru datele ulterioare.
• Pot fi desemnați mai mulți administratori pentru a ajuta la gestionarea evenimentului. Doar utilizatorii cu rolul de "Organizator de evenimente" pot crea și administra evenimente.
• Organizatorii de evenimente pot opta pentru generarea de bilete pentru evenimentele lor, ceea ce înseamnă că fiecare utilizator înregistrat va primi un bilet individual cu un cod QR, care trebuie validat pentru a participa la eveniment.
• Evenimentele pot fi create ca publice, permițând oricui din companie să se înregistreze, sau private, solicitând utilizatorilor să fie pe lista de invitați pentru a se înregistra.
• Evenimentele pot fi activate, permițând utilizatorilor să vadă și să se înregistreze la eveniment, sau pot fi inactive, ceea ce înseamnă că sunt încă în modul de schiță și nu sunt vizibile utilizatorului final.
• Planificatorii de evenimente pot alege grupul țintă care va fi notificat cu privire la noul eveniment, astfel încât doar cei care trebuie să știe despre evenimentul viitor să primească anunțul.

Administrare evenimente - Vizualizare pentru Organizatorii de evenimente

Utilizatorii cu rolul de organizator de evenimente au acces la un meniu suplimentar regăsit sub fila Evenimente a meniului principal. Accesând fila Administrare evenimente, toate evenimentele viitoare vor fi afișate sub forma unor carduri cu cele mai relevante detalii atașate. În plus față de detaliile evenimentului, pe card pot fi găsite și butoane rapide pentru acțiuni precum editare, activare/dezactivare și ștergere eveniment. În colțul din stânga sus al paginii, sub meniu, componenta de navigare permite utilizatorului să acceseze pagina evenimentelor trecute. Această pagină reprezintă o arhivă a tuturor evenimentelor trecute ale companiei în aceeași formă de carduri cu detalii, dar fără posibilitatea de a folosi butoanele rapide pentru acțiuni. Evenimentele trecute nu pot fi șterse ci pot fi doar vizualizate pentru consultarea de detalii suplimentare.

Făcând clic pe un card de eveniment, se deschide o pagină de previzualizare cu informații de bază și esențiale despre eveniment, cum ar fi:

• Numele evenimentului
• Imaginea evenimentului
• Data evenimentului
• Intervalul de timp (bazat pe ora locală a clădirii)
• Numele clădirii
• Etajele selectate
• Zonele selectate
• Numărul recomandat de participanți (calculat din spațiile disponibile în zonele selectate)
• Descrierea evenimentului
• Lista de participanți (numărul de persoane înregistrate deja pentru eveniment)
• Opțiunea de a descărca un fișier CSV care conține lista participanților înregistrați
• Tipul de notificare ales
• Lista administratorilor evenimentului
• Tipul de eveniment (privat sau public)
• Lista de invitați (dacă evenimentul este setat ca fiind privat)

În colțul din dreapta jos al ferestrei se găsesc, de asemenea, butoanele de acțiune de pe cartea inițială, pentru comoditatea utilizatorului, în cazul în care doresc să facă modificări de pe pagina de previzualizare.

Adăugarea unui eveniment nou

Apăsând butonul +Adaugă Eveniment, se începe procesul de creare al evenimentului. Acest proces constă în trei etape: furnizarea detaliilor de bază, specificarea locației evenimentului și publicarea acestuia.

În prima etapă, utilizatorul trebuie să introducă data, ora, titlul și descrierea evenimentului. Câmpurile opționale includ un subtitlu și o fotografie. Implicit, organizatorul curent apare în secțiunea de administratori de eveniment, dar administratori suplimentari pot fi adăugați selectând numele din meniul existent. Utilizatorii pot încărca o fotografie folosind căutarea în sistemul de fișiere sau opțiunea drag-and-drop. Evenimentele pot fi create doar pentru date prezente sau viitoare.

Organizatorii de evenimente au flexibilitatea de a crea evenimente care necesită validarea biletului. Pentru a activa această funcționalitate, opțiunea "Generați biletul" trebuie bifată la configurarea evenimentului. Aceasta va asigura că participanții vor trebui să prezinte un bilet valid pentru a intra.

După completarea tuturor câmpurilor obligatorii, butonul "Următorul" devine activ, permițând utilizatorului să treacă la a doua etapă de creare a evenimentului.

A doua etapă reprezintă selectarea locației. Organizatorul de evenimente are opțiunea de a alege fie o clădire existentă, fie de a crea evenimentul într-o altă locație, în afara companiei. Implicit, opțiunea "Clădiri de birouri" este selectată, ceea ce înseamnă posibilitatea de a crea un eveniment într-o clădire de birouri pre-existentă. Meniul derulant oferă, de asemenea, opțiunea de a alege tipul de eveniment "Altă locație".

1. Clădiri de birouri

Dacă sunt disponibile mai multe clădiri, selecția va începe la nivelul clădirii. Un planificator de evenimente poate alege o clădire și apoi poate selecta etajele și/sau zonele pe care dorește să le rezerve pentru eveniment. Dacă organizatorul de evenimente dorește să rezerve întreaga clădire, poate apăsa pur și simplu pe butonul "Selectați întreaga clădire", situat în colțul din stânga sus al cardului de clădire selectat. Butonul "Înapoi la clădiri" permite utilizatorului să se întoarcă la nivelul de selecție al clădirilor.

Această etapă este deosebit de importantă în procesul de creare a evenimentului deoarece evenimentele nu se pot suprapune pentru aceeași dată, oră și locație. Dacă clădirile, etajele sau zonele sunt deja rezervate pentru un alt eveniment, utilizatorul va primi notificări popup sau mesaje de avertizare indicând că rezervarea nu este posibilă:

• În cazul în care întreaga clădire este deja rezervată:

• În cazul în care unul sau mai multe etaje sunt deja rezervate:

• În cazul în care anumite zone sunt deja rezervate:

2. Altă locație:

Utilizatorii pot organiza, de asemenea, evenimente în afara facilităților companiei, în locații fără planuri de clădire, recum piațete, locaruri, baruri, săli de evenimente etc. Pentru a face acest lucru, după selectarea opțiunii "Altă locație" din meniul derulant în etapa a doua, utilizatorul trebuie să introducă capacitatea maximă de participanți a locației, fusul orar al locației și o adresă exactă. Deoarece nu există planuri și locuri disponibile, aplicația nu poate calcula numărul maxim de participanți, astfel că organizatorul este responsabil de stabilirea limitei superioare. Odată ce numărul maxim de înregistrări este atins, alții nu vor mai avea opțiunea de a se înregistra pentru acel eveniment.

Pentru câmpul adresei, este recomandat să se limiteze numărul de rânduri la maxim 5. Această restricție asigură că textul introdus nu afectează aspectul și generarea biletului.

Toate cele trei câmpuri sunt obligatorii și trebuie completate de către planificatorul de evenimente pentru a trece la etapa a treia.

A treia etapă include o scurtă secțiune de previzualizare urmată de o mică parte din configurarea finală. În secțiunea de configurare, planificatorul de evenimente poate personaliza evenimentele în funcție de necesități:

• Un eveniment poate fi desemnat ca fiind public, deschis tuturor, sau privat, restricționat la o listă specifică de invitați
• Un eveniment poate fi salvat ca fiind activ, ceea ce înseamnă că este vizibil pentru toată lumea din companie, sau inactiv (modul de schiță), în cazul în care este încă necesară modificarea acestuia înaintea publicării
• Notificările pentru anunțurile de evenimente noi pot fi configurate să fie trimise tuturor angajaților, în funcție de locație acestora, sau să nu fie trimise deloc

Odată ce evenimentul este configurat așa cum se dorește, utilizatorul poate apăsa butonul "Publică" pentru a crea evenimentul.

Posibile cazuri de utilizare atunci când se selectează tipul de eveniment în etapa a treia:

• Evenimente private: Aceste evenimente sunt destinate situațiilor în care doar un grup specific de persoane ar trebui să aibă vizibilitate și acces. Exemple includ organizarea de evenimente de tipul workshop-uri, vizite ale clienților cu implicarea limitată a angajaților, sesiuni de formare pentru anumite grupuri sau orice altă ocazie care nu este destinată tuturor angajaților.
• Evenimente publice: Create pentru a fi vizibile și anunțate întregii companii, aceste evenimente includ ocazii precum petreceri de birou în clădire sau în alte locații, sau orice eveniment de amploare în care publicul țintă nu este un grup restrâns de oameni, ci întreaga organizație.

Editare eveniment

Procesul de editare a evenimentului urmează aceleași etape ca și crearea evenimentului. Datele existente ale evenimentului pot fi modificate în funcție de nevoi. Organizatorii de evenimente trebuie să schimbe cu atenție data, ora și locația pentru a se asigura că evenimentul se potrivește într-un interval disponibil și neocupat de alt eveniment. Toate detaliile evenimentului pot fi modificate, cu excepția tipului de eveniment (evenimentele publice nu pot fi schimbate în evenimente private și viceversa) și a bifei pentru generarea biletelor (odată ce un eveniment necesită validarea biletelor, această opțiune nu poate fi schimbată și nici scenariul invers).

Ștergere eveniment

Pentru a șterge un eveniment din pagina evenimentelor viitoare, planificatorii de evenimente pot folosi butonul de coș de gunoi din card sau pot apăsa butonul "Șterge" de pe pagina de previzualizare a evenimentului specific. La ștergere, apare o fereastră care solicită motivul eliminării evenimentului. Furnizarea unui motiv este obligatorie, deoarece va fi inclus în notificările trimise tuturor utilizatorilor care s-au înregistrat la eveniment, informându-i despre ștergerea evenimentului.

Deactivare eveniment

Dezactivarea evenimentului șterge toate înregistrările existente, iar utilizatorii vor fi notificați în consecință. După dezactivare, evenimentul nu va mai fi vizibil pentru utilizatorii finali, dar va rămâne accesibil planificatorului de evenimente. Dacă există posibilitatea ca evenimentul să aibă loc la o dată ulterioară, este mai bine să îl dezactivați în loc să îl ștergeți, deoarece toate datele despre eveniment vor rămâne salvate.

Scanarea codului QR

Pentru evenimentele care generează bilete, este disponibilă o acțiune suplimentară numită "Scanează codul QR" pe pagina de previzualizare a evenimentului. Făcând clic pe această acțiune, planificatorul de evenimente poate iniția procesul de scanare a biletelor.

În timpul procesului de scanare, dacă validarea biletului este reușită, va apărea un mesaj pop-up sau o fereastră (pe dispozitivele mobile) pentru a indica validarea reușită. Această confirmare arată că biletul este valabil și poate fi folosit pentru accesul la eveniment.

Cu toate acestea, dacă validarea biletului nu este reușită, pop-up-ul sau fereastra va afișa un mesaj corespunzător pentru a informa planificatorul de evenimente despre problema apărută.

Planificatorul de evenimente poate repeta acest proces până când toate biletele au fost validate cu succes.

Pentru a oferi planificatorilor de evenimente o privire de ansamblu asupra participanților și pentru a urmări diferența dintre locurile rezervate și biletele validate, planificatorii de evenimente au opțiunea de a descărca un fișier CSV care conține aceste informații. Această secțiune se numește "Listă de participanți" și se află pe pagina de previzualizare a evenimentului.

Duplicare eveniment

Opțiunea de duplicare a evenimentului ajută organizatorii de evenimente care au nevoie să propage un eveniment pentru mai multe zile. Toate informațiile rămân aceleași, singura schimbare necesară fiind data următoarei iterații a evenimentului. După selectarea unei noi date, planificatorul de evenimente apasă pur și simplu butoanele "Next" și în etapa a treia, butonul "Publică".

Vizualizare evenimente - Vizualizare pentru utilizatori finali

Sub fila "Evenimente", utilizatorii pot vedea evenimentele viitoare afișate sub formă de carduri. Fiecare card prezintă detalii esențiale despre eveniment, cum ar fi titlu, dată, oră și locație. Un buton de comutare în colțul din stânga sus permite utilizatorilor să filtreze evenimentele după locație sau să vizualizeze toate evenimentele disponibile.

Dacă doriți să vedeți mai multe informații despre un anumit eveniment, puteți face clic pe cardul evenimentului pentru a-l deschide. Aici, veți găsi informații despre numărul recomandat de participanți, o descriere detaliată a evenimentului și orice altă informație importantă.

Făcând clic pe un card, veți avea acces la informații suplimentare, inclusiv numărul recomandat de participanți și o descriere cuprinzătoare a evenimentului. Pentru a vă înregistra la un eveniment, utilizatorii pot face clic pe butonul de înregistrare rapidă de pe card sau click pe card, ceea ce vă va duce la pagina de Detalii ale evenimentului. Această pagină conține informații esențiale despre eveniment și o secțiune Selectează un loc pentru check-in, unde utilizatorii pot naviga în clădire și se pot înregistra la un loc în același mod ca și la check-in-urile de birou.

După selectarea unui loc disponibil, butonul "Înscrieți-vă" devine activ și, când este apăsat, utilizatorul este redirecționat către o pagină de rezumat al check-in-ului . După confirmarea detaliilor, utilizatorii se pot înregistra și pot continua cu fluxul de check-in pentru parcare (dacă este disponibil).

Pentru evenimentele organizate în afara clădirilor companiei, utilizatorii nu trebuie să aleagă un loc de pe harta zonelor. În schimb, făcând clic pe butonul "Înscrieți-vă", utilizatorii își asigură un loc la eveniment.

După înregistrarea la un eveniment, intrarea apare în calendarul personal al utilizatorului, alături de acțiuni disponibile, cum ar fi anularea înregistrării, revenirea la pagina de detalii a evenimentului și adăugarea unui loc de parcare (dacă nu a fost făcută în timpul înregistrării). Un icon special pentru evenimente diferențiază evenimentul de check-in-urile obișnuite în secțiunea de calendar personal a utilizatorului.

După finalizarea procesului de înregistrare, dacă evenimentul necesită generarea unui bilet, pe pagina de Calendar, utilizatorii vor avea acces la codul QR generat specific evenimentului. În plus, aceștia vor avea opțiunea de a descărca biletul făcând clic pe butonul "Descarcă biletul". Acest lucru le permite să obțină ușor o copie digitală a biletului pentru referințe viitoare sau pentru a-l tipări dacă este necesar.

Biletul este un fișier PDF de format A4, care conține detaliile evenimentului și codul QR unic. Vă rugăm să-l prezentați la intrarea în eveniment pentru a fi validat de organizatorii evenimentului.

Înregistrările sunt vizibile pe pagina principală a aplicației și sub fila "Evenimente". Evenimentele cu înregistrări sunt listate primul în lista evenimentelor disponibile pentru acces ușor. Pentru a anula înregistrarea la un eveniment, utilizatorii pot apăsa butonul "Renunțați" pe cardul evenimentului sau pot accesa vederea detaliată pentru mai multe acțiuni. Tipul de buton prezent pe cardul evenimentului arată utilizatorului final evenimentele la care există deja o înregistrare, dar și evenimentele la care înregistrarea este în așteptare și butonul "Înscrieți-vă" este încă prezent.

Când un eveniment atinge capacitatea maximă și nu mai sunt locuri disponibile, starea "Complet rezervat" este afișată pe cardul evenimentului în secțiunea "Vizualizare evenimente", indicând că nu mai sunt posibile alte înregistrări.

Funcționalitatea evenimentelor afectează și fluxul de check-in-uri în birouri. Utilizatorii nu pot crea check-in-uri de birouri în clădiri, etaje sau zone rezervate pentru evenimente, iar în aceste situații vor apărea mesaje de avertizare pentru a se înțelege motivul. Utilizatorii pot alege fie o altă clădire/etaj sau zonă, fie se pot înregistra pentru eveniment apăsând butonul "Mergi la Evenimente".

• Dacă o întreagă clădire este rezervată pentru un eveniment:

• Dacă un întreg etaj este rezervat pentru un eveniment:

• Dacă unele dintre zonele sunt rezervate pentru un eveniment: