Despre aplicație

msg.Check-In este o aplicație web progresivă, simplă și ușor de utilizat, care permite angajaților să își planifice prezența la birou și companiilor să își gestioneze mai eficient spațiile de birouri. Prin intermediul unui check-in simplu în aplicație, utilizatorii pot să ocupe un loc la birou, fie singuri, fie împreună cu o echipă.

Aplicația constă în următoarele caracteristici principale:

Managementul spațiilor de lucru:

Aplicația are o bază de date cu toate clădirile / echipamentele / etajele / birourile / locurile - planuri 2D ale etajelor și planul de amplasare a birourilor;
Aplicația are o bază de date cu toate parcările / dotările / etajele și spațiile de parcare (dacă administratorul de sistem a activat această opțiune);
Administratorii clădirii pot activa / dezactiva locuri în birouri (de exemplu, pentru a se asigura că există suficientă distanță între locuri din cauza preocupărilor Covid-19), dar și locuri de parcare;
Administratorii clădirii pot specifica echipamentul pentru fiecare spațiu de lucru în parte;
Administratorii clădirii pot seta durata maximă a unui check-in și numărul maxim de zile în viitor pentru care se poate face un check-in (de exemplu, check-in-urile pot fi create doar cu 14 zile în viitor);
Administratorii clădirii pot alege să activeze funcționalitatea de confirmare la nivel de clădire/parcare, ceea ce va cere utilizatorului final să își valideze check-in-urile pentru a nu pierde locul de rezervat;
Administratorii unei clădiri pot seta un fus orar pentru aceasta, astfel încât toate înregistrările efectuate în clădirea respectivă să ia în considerare acel fus orar. Pentru clădirile deja create, fusul orar implicit este setat la CET;
Administratorii clădirii pot extrage, de asemenea, un raport anonimizat cu privire la locurile ocupate zilnic în propria clădire, pentru a se asigura că administratorii responsabili de facilitățile clădirii au informațiile corespunzătoare, astfel încât să poată curăța / dezinfecta acele locuri pentru a menține spațiul de birouri cât mai sigur și curat posibil;
Administratorii clădirii pot vedea diferite statistici referitoare la clădirile lor cu ajutorul cărora pot lua decizii bazate pe date pentru optimizarea spațiilor de lucru (dacă administratorul de sistem a activat această opțiune).

Funcționalitatea de Check-In:

Angajații pot marca o clădire ca favorită, astfel încât să o poată vedea prima în lista clădirilor disponibile (simbolul inimii din colțul din dreapta sus al fișei clădirii);
Utilizatorii pot face check-in și pot ocupa un spațiu de lucru disponibil într-o încăpere. În plus, aceștia pot rezerva și un loc de parcare disponibil, dar numai după ce check-in-ul la birou este finalizat cu succes (dacă administratorul de sistem a activat această opțiune);
Prin selectarea unui loc, angajații pot vedea echipamentele standard și opționale disponibile la acel loc de muncă pentru un proces decizional mai bun;
Utilizatorii pot alege să facă check-in la birou pentru câte o zi în parte;
Utilizatorii pot alege să creeze un check-in în timpul zilei sau în timpul nopții;
Angajaților li se poate cere să-și valideze locurile rezervate, doar dacă administratorul clădirii activează setarea. Validarea se poate face până la sfârșitul primei jumătăți de oră de la începutul intervalului de timp rezervat;
Utilizatorii pot folosi opțiunea Rezervă din nou pentru un proces de check-in mai rapid.
Utilizatorii pot seta un interval de check-in implicit, fie mai întâi în cadrul unui proces de Check-In, fie ulterior accesând secțiunea ”Profilul meu”;
Utilizatorii își pot vedea check-in-urile viitoare și cele anterioare atât pe pagina lor principală, cât și în calendarul personal din aplicație;
În Activitatea de astăzi, fiecare angajat își poate vedea toate înregistrările din ziua în curs și poate face modificări specifice, cum ar fi: confirmați check-in-ul (dacă funcția Confirmare este activată), adăugați loc de parcare (dacă funcționalitatea a fost activată) sau pur și simplu ștergeți check-in-urile;
Utilizatorii pot edita un check-in, care face parte din Activitatea de astăzi sau din viitoarele check-inuri, schimbând locul sau intervalul de timp.
Utilizatorii pot vedea atât check-in-urile colegilor pe care îi urmăresc, cât și pe cele ale colegilor de echipă, prin accesarea Calendarului Social (dacă administratorul de sistem a activat această opțiune);
În plus, pe pagina principală, angajații pot vedea sub secțiunea „Comunitatea noastră” toate persoanele din lista persoanelor pe care le urmaresc și din lista de echipe care au check-in pentru ziua în curs;
Angajații au posibilitatea de a crea check-in-uri recurente pentru locurile de birou. Numărul de săptămâni pentru care poate fi creat un check-in recurent este definit de administratorul clădirii și poate fi între 1 și 4 săptămâni.
Angajații pot restricționa vizibilitatea înregistrărilor și pot alege dacă doresc să împărtășească informațiile lor (fotografie și nume) altora sau nu, accesând meniul de Setări și efectuând setările corespunzătoare.
Utilizatorii cu rolul de administrator recepție pot crea check-in-uri pentru oaspeți și, prin urmare, pot rezerva locuri pentru persoanele fără un cont activ de angajat al companiei.

Componenta de socializare:

Utilizatorii pot forma echipe și pot efectua check-in-uri de grup - echipe de proiect sau grupuri de interes;
Utilizatorii sunt notificați (prin e-mail și/sau notificare push) atunci când sunt adăugați la o echipă. Aceștia au apoi opțiunea de a accepta sau a respinge această cerere;
Utilizatorii au de asemenea opțiunea de a părăsi o echipă din care fac parte în prezent;
Membrii echipei pot vizualiza statusul celorlalți membri ai echipei în secțiunea Comunitate și pot efectua un check-in de grup cu aceștia numai după ce au aprobat solicitarea de adăugare în echipă;
Utilizatorii pot urmări alți utilizatori pentru a vedea când vin la birou (de exemplu, grupurile care mănâncă împreuna la prânz se pot coordona pentru a veni în aceleași zile la birou);
În calitate de utilizator, fiecare angajat are opțiunea de a accepta sau respinge cererile de urmărire. În plus, utilizatorul este capabil să elimine urmăritorii confirmați anterior în orice moment;
Urmăritorii pot vizualiza starea colegilor pe care îi urmăresc în tabul de Comunitate numai după ce aceștia din urma au aprobat solicitarea;
Utilizatorii pot șterge în orice moment o cerere de urmărire trimisă sau pot elimina persoanele pe care le urmăresc;
Angajații pot rezerva un loc de recreere sau un loc la cantină (singuri sau cu echipa) dacă acestea au fost activate de către administratorul clădirii.
Utilizatorii cu rolul de administrator recepție pot crea și profiluri de oaspeți care vor forma echipa de oaspeți a utilizatorului. Administratorul recepției va putea crea un check-in de echipă pentru oaspeții săi.

Funcționalitatea de raportare:

Rolul de administrator de raportare poate fi atribuit anumitor angajați împuterniciți să aibă un astfel de rol;
Acest rol va asigura posibilitatea de a avea o imagine de ansamblu despre cine și când a fost prezent la birou (în caz de anchetă epidemiologică).
În fila Statistici (dacă funcționalitatea a fost activată de administratorul de sistem), administratorul clădirii și al rapoartelor poate vedea o serie de grafice care conțin date statistice relevante referitoare la clădiri specifice, care îi pot ajuta să ia decizii bazate pe date.

Pentru angajații care se conectează pentru prima dată la aplicația msg.Check-In, va fi afișat un „ecran de întâmpinare” iar în cazul în care se schimbă ceva, unul sau mai multe ecrane care descriu noutățile vor fi afișate după autentificare, după cum puteți citi mai jos:

Ecran de întâmpinare - Acest ecran informează utilizatorii despre setările contului lor, cum ar fi activarea notificărilor push/e-mail sau vizibilitatea profilului. Pentru a părăsi acest ecran și a accesa aplicația, utilizatorii trebuie să accepte mai întâi termenii și condițiile.
Ce e nou - Utilizatorii vor fi informați de fiecare dată când apar modificări în aplicație. Utilizatorul poate citi știrile și naviga între ele, folosind cercurile mici sau butonul Următorul. Știrile pot fi ignorate apăsând fie butonul Skip, fie butonul Continue to app sau apăsând pictograma X din partea dreaptă sus a casetei de dialog.